Réservation de voyages d’affaires : le guide complet
La réservation de voyages d’affaires ne figure pas toujours dans votre description de tâches, mais elle fait partie de votre quotidien. Qu’il s’agisse d’assister des cadres supérieurs, d’organiser des réservations de groupe ou de gérer des modifications de dernière minute, vous avez besoin d’outils, de modèles et d’astuces qui vous faciliteront la vie plutôt que de vous la compliquer.
Voyagez plus facilement avec les conseils de professionnels, comme une compagnie de gestion de voyages. Les gestionnaires de voyages, les adjoints de direction, le personnel administratif et d’autres personnes peuvent gagner du temps, obtenir des informations et minimiser les frais de voyage en quelques étapes rapides.
Ce centre de ressources réunit tout ce dont vous avez besoin pour votre programme de voyages d’affaires. Des procédures de réservation étape par étape aux listes de contrôle et aux modèles d’approbation, tout est là. Ajoutez-le à vos signets, faites-en part aux autres et mettez le cap sur la réussite.
La procédure étape par étape pour réserver un voyage d’affaires
La réservation d’un voyage d’affaires comporte généralement certaines catégories de dépenses, qu’il s’agisse d’un voyage à l’autre bout du monde ou dans la province voisine. Le plan de réservation global doit comprendre les vols, l’hébergement et les moyens de transport tels que les billets de train ou la location d’une voiture. Des lignes directrices devraient également être établies pour les dépenses quotidiennes, notamment les repas, les taxis ou les fournitures. Pour une approche spécifique, lisez la sélection des vols d’affaires ou la réservation d’hôtels.
Voici comment planifier la réservation d’un voyage d’affaires en général:
commencez par les trois « P ». Pourquoi, politique et préférences du voyageur. Qui part en voyage d’affaires et pourquoi est-ce nécessaire?
Penchez-vous sur la destination. Consultez l’information locale sur la destination comme les tendances en matière d’hébergement, les fermetures particulières ou les alertes en matière de sécurité. Pour en savoir davantage, consultez cette liste de contrôle pour réservations d’hôtel.
Établissez une stratégie d’épargne. Les taux négociés fonctionneront-ils dans ce cas précis? Qu’en est-il des dates de voyage flexibles? Commencez par une analyse comparative des tarifs et cherchez la meilleure façon d’optimiser les frais de voyage. Économisez encore plus grâce à la liste de contrôle pour réservations de vols.
Contactez une compagnie de gestion de voyages. Les compagnies de gestion de voyages peuvent prodiguer des conseils sur les voyages régionaux ou internationaux, permettre l’accès à un réseau de fournisseurs plus vaste et offrir des remises sur le volume qui seraient normalement hors de portée. En collaborant avec Corporate Traveller, le département des sports de l’université Trinity Western a obtenu un rendement du capital investi de 3,37:1 et plus de 60 000 dollars de valeur et d’économies.
Les soucis les plus fréquents concernant les voyages d’affaires
Principales préoccupations des coordonnateurs de voyages
La réservation d’un voyage implique une multitude de petits détails qui changent constamment. L’hôtel était excellent il y a six mois, mais en ce moment, il est complet ou en pleine rénovation. Il y a ensuite les éléments non négociables qui doivent être respectés, tels que la conformité à la politique, la gestion du budgetet la flexibilité.
Vous voulez avoir la flexibilité d’obtenir les meilleures offres et d’apporter des modifications lorsque le programme change, mais il est indispensable de respecter la politique de voyage. Commencez par une politique judicieuse dès le départ et profitez des commentaires des parties prenantes pour la mettre à jour, si nécessaire.
La personnalisation et les modifications peuvent semer le chaos
Les préférences des voyageurs peuvent compliquer les réservations de voyages d’affaires, comme le besoin d’espace supplémentaire pour les jambes sur un itinéraire fréquenté ou la recherche de commodités modernes dans un quartier plus ancien de la ville. Mettez en place un outil de réservation en ligne qui archive les préférences des voyageurs et ignore les fournisseurs qui ne répondent pas à leurs attentes.
Vous avez obtenu un tarif avantageux, mais que se passe-t-il lorsque les plans changent à la dernière minute pour une équipe qui voyage constamment? Les programmes de fidélisation et les tarifs négociés par votre compagnie de gestion de voyages peuvent aider les gestionnaires de voyages à se prémunir contre les coûts imprévus. Ces programmes annulent souvent les frais de modification ou les maintiennent à un niveau plus bas, ce qui constitue un avantage pour les voyageurs.
Questions prioritaires pour les voyageurs d’affaires
Les voyageurs d’affaires affectionnent le calme, la constance et la commodité. Voici quelques-uns des principaux soucis des grands voyageurs :
- Les délais serrés – devoir sortir de l’aéroport au pas de course après quatre heures de sommeil pour se rendre à une succession de réunions peut sembler un peu brutal. (et ce l’est!).
- Hôtels inadaptés – des voisins bruyants, une connexion Wi-Fi défaillante et une chambre sans bureau ne sont pas souhaitables. Un coin de table bancale dans un café est le pire type de poste de travail pour faire avancer les choses. Recherchez des hôtels qui accommodent les voyageurs d’affaires.
- Outils de voyage avec beaucoup de limitations et peu de soutien. Si l’application de voyage est difficile à utiliser ou si elle se contente d’indiquer des règles de politique générale et des choses à ne pas faire, elle n’est pas utile. Pouvez-vous accéder à un service après les heures de bureau pour une faire nouvelle réservation ou obtenir une aide d’urgence en cas de problème sérieux? Lorsque les secondes comptent, suivez les conseils d'experts avec la technologie adéquate.
Les voyageurs d’affaires ont besoin d’une assistance fiable et d’une marge de manœuvre suffisante pour s’adapter aux changements de plans du client. Si vous n’obtenez pas la bonne réponse de la part de vos fournisseurs de voyages, il est temps de passer au niveau supérieur.
Outils et plateformes pour la gestion de voyages d’affaires
Les voyages d’affaires ne doivent pas être un casse-tête complexe. Les outils avancés ont la capacité de transformer un fouillis de courriels, de feuilles de calcul et de réservations de dernière minute en un plan fluide et rationalisé. Les plateformes de voyage sont vos assistants de l’ombre qui rassemblent tout au même endroit pour que vous n’ayez pas à courir après les confirmations ou à vous demander qui a approuvé quoi.
Pour les approbations de voyage, les processus modernes sont bien mieux que des chaînes interminables de courriels. En quelques clics, les demandes peuvent être examinées, attribuées et traitées sans trop d’attente. Des outils de réservation intelligents permettent de respecter la politique et le budget en signalant tout ce qui est inhabituel pour vous faire gagner du temps.
Des outils en ligne intuitifs, comme la plateforme de voyage de Corporate Traveler, Melon, facilitent la réservation de chaque voyage. Le temps de réservation peut être considérablement réduit et les voyageurs d’affaires auront un accès instantané à leur itinéraire en ligne. Vous profitez d’une visibilité totale sur les profils des voyageurs, de contrôles personnalisés des politiques, de rapports avancés et les alertes sur les risques, le tout au seul et même endroit. Vous pouvez également rechercher des compagnies aériennes et des locations de voitures grâce aux suggestions de dépenses recommandées qui comparent les prix aux tarifs du marché.
Astuces pour optimiser la gestion des voyages d’affaires
Vous souhaitez gagner du temps lors de la réservation et rationaliser vos voyages d’affaires? Commencez par ce conseil d’expert : les fournisseurs privilégiés. S’en tenir à une liste de compagnies aériennes, d’hôtels et de fournisseurs de voyages de confiance permet de prendre moins de décisions, d’effectuer des réservations plus rapidement et d’obtenir de meilleurs tarifs. De plus, vous éviterez les réservations frauduleuses dans des hôtels hors de prix sur la carte de l’entreprise.
Jetez un œil aux modèles. Ne partez pas de zéro chaque fois pour les itinéraires de voyage, les demandes d’approbation et les listes de contrôle des voyageurs. Quelques modèles bien conçus peuvent simplifier les réservations et faire en sorte que rien d’essentiel ne soit oublié, qu’il s’agisse d’un rappel de visa ou de services de prise en charge à l’aéroport.
Optez pour une communication claire et concise. De petits systèmes tels que des calendriers partagés, des enregistrements programmés et des courriels avant le voyage permettent d’éviter bien des problèmes par la suite. Utilisez des astuces de planification comme des rappels rapides ou même une liste de préparation pour les voyageurs qui partent pour la première fois. Vous aurez moins de surprises et vos déplacements seront plus simples.
Automatisez les choses autant que possible, y compris les approbations, les contrôles de politique, les confirmations et les alertes. La porte d’embarquement a-t-elle changé ou le départ a-t-il été avancé de deux heures? Veillez à ce que les mises à jour simples soient directement transmises au voyageur afin que les coordonnateurs de voyage n’aient pas à s’occuper de tous les aspects du voyage. Pensez à inclure une procédure simplifiée avec des options de rechange définies (et non pas une procédure ouverte) pour les approbations hors politique.
Comment une compagnie de gestion de voyages peut vous aider à économiser sur les voyages d’affaires
Une compagnie de gestion de voyages est un partenaire compétent qui peut vous aider à piloter votre programme de voyages au lieu de simplement répéter les mêmes étapes pour chaque voyage.
Gagnez plus de temps et d’argent en accédant à des tarifs négociés dès le premier jour avec Corporate Traveller. Nous assurons le suivi de toutes les économies réalisées afin que vous puissiez constater les résultats de votre programme. Pour SLR Consulting, nous avons généré 137 000 dollars de valeur et d’économies au cours de la première année et il ne s’agit que d’un seul exemple. En 2024, nous avons apporté plus de 23 millions de dollars de valeur et d’économies à nos clients. Faites le point sur vos propres frais de voyage avec ce simple calculateur d’économies.
Qu’en est-il de soutien en dehors des heures de bureau? Souvent, en cas perturbations, un outil de voyage ne suffit pas. Avec Corporate Traveller, vous profitez d’une équipe d’assistance d’urgence 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Qu’il s’agisse d’un retard de vol, d’un changement de dernière minute ou d’une urgence, nous sommes prêts à vous aider et à trouver des solutions rapidement.
Maintenant que vous avez une vue d’ensemble de la réservation de voyages d’affaires, par où commencer? Le processus de planification du voyage peut être divisé en plusieurs catégories, comme les vols et l’hébergement, et nous avons créé des listes de contrôle et des modèles pour toutes les parties importantes.
Listes de contrôle et modèles gratuits pour la réservation de voyages d’affaires
Des vols aux points de fidélité, découvrez les meilleures pratiques de voyage qui peuvent vous permettre de rester sur la bonne voie. Lorsque vous réservez, nous passons en revue chaque catégorie de voyage avec ce qu’il faut prendre en compte et vérifier avant, pendant et après le voyage :
Liste de contrôle pour réservations de vols – douze étapes intelligentes pour réserver le meilleur billet
Liste de contrôle pour réservations d’hôtel – les dix meilleures façons de choisir le meilleur hébergement
Modèle d’itinéraire de voyage – modèle d’itinéraire simple pour les voyages d’affaires
Liste de contrôle pour grands voyageurs – dix incontournables pour tirer le meilleur parti des programmes de fidélisation
Modèles de politiques – créer une politique de voyage d’entreprise
Listes de contrôle pour voyages en groupe et voyages sportifs – la planification des voyages en groupe ne doit pas ressembler à une gestion de crise
Liste de contrôle pour personnes qui voyagent pour la première fois – votre trousse tactique pour un premier voyage
La réservation du voyage n’est qu’un début
La gestion des voyages ne se limite pas à la réservation. Il s’agit de mettre en place des politiques et des procédures, puis de les affiner en tenant compte des commentaires provenant de situations de voyage réelles. La conception de votre programme de voyage dépend de vos voyageurs et de vos principales destinations, et les modifications font partie du jeu.
Connaître les bonnes étapes pour réussir et avoir une vision claire des habitudes de voyage peut vous aider à gérer tous les détails et toutes les décisions. Téléchargez l’une de nos listes de contrôle pour les réservations de voyage ou parlez à un expert pour commencer à réserver plus intelligemment dès aujourd’hui.