Le guide par excellence des réservations de vols d’affaires

Moment du vol. Sélection des sièges. Choix de la compagnie aérienne. Le transport aérien est un élément central du voyage d’affaires et de nombreux petits détails peuvent faire en sorte que le voyage soit paisible ou tumultueux. Le vol de départ donne le ton au voyageur et les billets d’avion représentent une grande partie des coûts du voyage d’affaires.

Faire correspondre les préférences des voyageurs à la politique de voyage de l’entreprise et aux exigences budgétaires peut représenter un défi monumental. Ainsi, les coordonnateurs et les organisateurs de voyages doivent trouver un équilibre entre les deux. Heureusement, il existe des outils pratiques et des stratégies éprouvées pour vous aider à réserver facilement des vols d’affaires.

Il sera question des meilleures astuces, des meilleurs outils et des manières de suivre la politique lors de la réservation de billets d’avion pour les voyages d’affaires. Découvrez tous les détails pour réserver les meilleures offres de vol grâce à notre liste de contrôle pour vols d’affaires.

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Défis courants pour les coordonnateurs de voyages d’affaires

Les défis liés à la réservation de vols d’affaires peuvent être qualitatifs ou quantitatifs, et ils sont nombreux! Voici quelques-uns des facteurs à prendre en compte :

Budget : Existe-t-il plusieurs options de billets d’avion dans les limites du budget ou devrez-vous tenir compte d’autres facteurs comme le nombre d’escales? Réserver tôt permet d’économiser de l’argent, mais de nombreuses entreprises réservent encore des vols 30 jours ou moins avant un voyage d’affaires.
Frais de modification : La date du voyage est-elle gravée dans le marbre? Il y a deux manières de le savoir. Quel est le motif du voyage? Pour les congrès et autres événements confirmés, les changements sont peu probables, tandis que les réunions avec les clients sont souvent retardées ou décalées. Mais que se passe-t-il en cas de problème? Lorsqu’il y a des retards et des perturbations liés à un voyage, tout peut arriver. Sur la base de ces deux questions, réfléchissez aux tarifs de flexibilité et demandez-vous s’ils devraient être un élément principal de votre approche de réservation.
Préférences : Les voyageurs ont souvent des critères de préférence quant au choix des sièges, comme davantage d’espace pour les jambes, les toilettes à proximité ou le côté hublot pour dormir. Ce n’est pas seulement une question de confort. Certains de ces facteurs sont essentiels pour les voyageurs d’affaires sur un vol long-courrier. Connaissez-vous les préférences de tous vos voyageurs en matière de transport aérien? Pouvez-vous y accéder dans votre outil de réservation en ligne ou à un autre endroit centralisé?

La réponse à ces défis communs constitue la base d’une bonne stratégie de réservation de voyages d’affaires. Comment cela fonctionne-t-il? Ne vous inquiétez pas! Les astuces et les outils de réservation ci-dessous permettront à vos voyageurs d’être aux petits oiseaux en deux temps trois mouvements.

Astuces pour la réservation de vols d’affaires

Avez-vous tous les détails? Chaque voyage est différent et s’accompagne de son propre ensemble de considérations pour la réservation du vol d’affaires. Il peut s’agir de voyageurs VIP qui ont besoin de plus de confort ou de flexibilité, de grands voyageurs qui doivent conserver leur statut de fidélité ou de l’équipe entière d’un service qui se rend à un congrès ou à une destination extérieure. Il faut également faire la distinction entre les voyages nationaux et internationaux, qui sont souvent soumis à des exigences différentes en matière de documentation, de délais ou de catégories tarifaires.

N’oubliez pas les voyages vers des destinations éloignées ou régionales, où moins d’options de vol et des escales plus longues pourraient nécessiter une planification minutieuse. Pour les voyages plus complexes, tels que les itinéraires comportant plusieurs villes ou escales, il convient de se demander si la réservation par l’intermédiaire d’une compagnie de gestion de voyages ou l’utilisation d’outils de réservation spécialisés pourrait permettre de gagner du temps et de réduire les erreurs. Commencez par comprendre l’objectif du voyage, confirmez les dates clés ou les événements auxquels le voyageur doit assister, puis plongez dans le processus de réservation avec des priorités précises.

La politique et les modèles de voyage vous guident

Qu’est-ce que la politique de voyage dit à propos du transport aérien? Existe-t-il des plafonds de dépenses, des restrictions de classe de service ou des procédures d’approbation particulières? Il est essentiel de bien comprendre la politique de voyage de votre entreprise pour prendre des décisions conformes et abordables. Examinez les habitudes de voyage de votre entreprise pour savoir quelles sont ses principales destinations. Quelles compagnies aériennes vos voyageurs préfèrent-ils ou empruntent-ils le plus souvent?

L’identification de ces schémas peut réduire considérablement le temps passé à comparer les options de vol, en particulier lorsque vous réservez pour des destinations répétitives ou des itinéraires très fréquentés. Ce peut être également un argument de poids pour négocier des tarifs préférentiels avec les compagnies aériennes, en particulier si vous regroupez vos dépenses de transport aérien auprès d’un nombre réduit de fournisseurs. Souvent, les transporteurs de prédilection peuvent être intégrés directement dans votre outil de réservation en ligne, ce qui permet d’appliquer la politique automatiquement et d’accélérer le processus de réservation. Plus votre stratégie de réservation est bien documentée, plus elle est efficace et abordable.

Considérez toutes les options pour obtenir les meilleures offres

Réserver tôt permet généralement d’obtenir les meilleurs prix sur les vols. Toutefois, dans le monde réel, les horaires changent, les réunions s’organisent subitement et les déplacements de dernière minute sont souvent inévitables. C’est là que les tarifs de flexibilité entrent en jeu. Bien qu’ils soient un peu plus élevés au départ, ils permettent des modifications sans pénalités majeures, protègent contre les retards imprévus et donnent à votre équipe une plus grande marge de manœuvre en cas de changement de plan.

Les classes tarifaires flexibles peuvent également être utiles lorsque vous attendez encore des approbations internes, le traitement des visas pour les voyages internationaux ou la confirmation de partenaires ou de clients. Parfois, il vaut la peine de dépenser un peu plus pour bénéficier d’une option flexible et éviter le risque de frais d’annulation ou de modification de réservation. N’oubliez pas non plus de comparer les différents aéroports ou les différentes possibilités d’escale. Les itinéraires optionnels permettent parfois de réduire les coûts de plusieurs centaines de dollars. En faisant preuve de stratégie en matière de flexibilité et de synchronisation, vous maîtrisez mieux votre budget et c’est une très bonne chose.

La fidélité peut mener loin

Les programmes de fidélisation permettent d’obtenir des récompenses rapidement. Avec les billets d’avion pour les grands voyageurs, ces programmes sont incontournables. Mais même si vos voyageurs ne sont pas des globe-trotteurs, les économies peuvent être importantes. Vous avez également accès à des avantages tels que l’embarquement prioritaire, des surclassements gratuits et d’autres offres exclusives.

Saviez-vous que les compagnies de gestion de voyages peuvent offrir des tarifs négociés exclusifs qui peuvent être combinés avec des programmes de fidélité pour obtenir des tarifs encore plus avantageux? Avec une bonne compagnie de gestion de voyages, vous ne perdrez pas vos points de fidélité existants, c’est donc une situation gagnante. Et ce n’est que la partie émergée de l’iceberg. Pensez-y la prochaine fois que vous réserverez un voyage d’affaires.

Les compagnies aériennes disposent également de leurs propres programmes de fidélisation (d’une certaine manière) avec les programmes d’alliance. Les programmes d’alliance de compagnies aériennes vous permettent de bénéficier des avantages d’un programme de fidélisation auprès de plusieurs compagnies aériennes. Voici quelques-unes des alliances de compagnies aériennes les plus populaires pour les voyages d’affaires :

Star Alliance comprend Air Canada, Eva Air, Lufthansa, Air New Zealand, ANA et Singapore Airlines, entre autres.
SkyTeam comprend Delta, KLM, Air France, Korean Air, AeroMexico et bien d’autres encore.
Oneworld couvre American Airlines, Cathay Pacific, British Airways, Qantas, Japan Airlines et bien d’autres encore.

Les programmes de fidélisation peuvent débloquer de nouveaux niveaux d’économies et de surclassements pour vos voyageurs et ils ne sont pas réservés aux grands voyageurs. Qui pourrait s’en plaindre? Découvrez les meilleurs moyens de profiter pleinement de vos programmes de fidélisation.

Maintenant que les détails et les données sur les voyageurs s’accumulent, examinons les outils de voyage pour la réservation de vols d’affaires.

Quels sont les meilleurs outils pour réserver des vols?

Il existe de nombreux outils de voyage pour réserver des billets d’avion, notamment des plateformes de haute technologie, des agrégateurs en ligne et des approches de vente au détail innovantes. Voici quelques-unes des méthodes actuelles pour réserver un billet et comparer les prix.

Technologies de gestion des voyages pour la réservation de vols d’affaires

La plupart des compagnies de gestion de voyages proposent des outils technologiques pour gérer les voyages, et ce, dans une multitude de formats différents. Les outils en ligne, les calculatrices, les applications et autres logiciels sont monnaie courante. Corporate Traveller dispose d’une plateforme intuitive et tout-en-un, Melon, qui facilite la réservation de vols (et toute autre réservation de voyage).

En quelques minutes, vous pouvez accéder à tout ce dont vous avez besoin pour tracer et réserver un itinéraire de voyage :

Profils de voyageur – enregistrez facilement les renseignements d’identité, les détails de paiement et les numéros de programmes de fidélité, rapidement et en toute sécurité.
Synchronisation de l’itinéraire – mises à jour automatiques sur plusieurs appareils. Consultez les voyages passés et le prochain voyage d’affaires de chaque voyageur à un seul et même endroit.
Contrôles personnalisés de la politique : Des contrôles intuitifs tels que les dépenses recommandées vous aident à respecter votre budget même en cas de fluctuation des prix.
Rapports : Analyses détaillées de votre programme de voyage, pour des décisions plus éclairées et une meilleure gestion des dépenses. Consultez les données sur les voyages et les finances, le suivi des voyageurs, les alertes de risque et les indicateurs relatifs aux billets inutilisés.

Tout sur les portails de compagnies aériennes et les consolidateurs

Les portails de compagnies aériennes, généralement exploités par les compagnies aériennes elles-mêmes, offrent des prix réduits sur les vols aux voyageurs. Les consolidateurs de compagnies aériennes sont des grossistes tiers qui proposent des billets d’avion en gros et des réductions promotionnelles de 40 % à 70 %. Ils peuvent être très populaires auprès des voyageurs de loisir à la recherche de voyages économiques, mais ne sont pas toujours adaptés aux voyages d’affaires. Les frais de modification et les remboursements peuvent être un problème, avec des frais élevés et généralement aucune possibilité de remboursement.

Vous pourriez obtenir une bonne affaire, mais le niveau de risque est élevé. Il existe des consolidateurs de tarifs aériens spécialement pour les voyages d’affaires, mais la plupart sont conçus en fonction des voyageurs de loisirs ou des agents de voyage.

En quoi consiste le contenu de la nouvelle capacité de distribution (NDC)?

Le contenu de la nouvelle capacité de distribution (NDC) est une nouvelle manière de proposer des tarifs aériens et des options de voyage qui améliore la façon dont les compagnies aériennes partagent l’information avec les acheteurs de billets d’avion. Au lieu de se limiter aux prix des vols et aux données sur les horaires, il offre un moyen plus facile de comparer tous les aspects de l’expérience de vol, ce qui permet aux compagnies aériennes de proposer des offres plus riches et plus personnalisées. Cela signifie que les voyageurs peuvent accéder à des options plus personnalisées pour chaque voyage d’affaires, comme des sièges préférentiels ou des services groupés, le tout au sein de leurs outils de réservation de voyages d’affaires.

Le contenu NDC est en train de devenir la norme dans la distribution des voyages (et il est particulièrement utile pour les voyages d’affaires), mais il n’a pas encore été adopté par tous les fournisseurs de voyages. En collaborant avec des partenaires de confiance et en intégrant à votre programme de voyage des contenus NDC rigoureusement éprouvés, vous avez accès à des options plus pertinentes et plus flexibles. Ces solutions sont conçues pour s’intégrer harmonieusement à vos systèmes de réservation et de service existants, permettant ainsi une expérience agréable avec les avantages pratiques d’une réduction des coûts et d’un meilleur service. Pour en savoir davantage sur la façon dont le contenu NDC peut aider votre programme de voyage, communiquez avec l’équipe de Corporate Traveller.

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Considérations relatives à la politique pour les voyages d’affaires

Les politiques en matière de voyages d’affaires s’articulent autour de deux objectifs principaux : l’efficacité opérationnelle et une expérience positive pour le voyageur. Il est essentiel de trouver un juste équilibre entre la maîtrise des coûts et l’assurance que vos employés arrivent à l’heure et sont prêts à travailler. Une politique bien conçue réduit également l’ambiguïté, les questions de dernière minute et permet à votre équipe de prendre des décisions de voyage intelligentes dans le cadre de limites précises.

Fixez des lignes directrices relatives aux sièges pour les réservations de voyage d’affaires

Il est désormais courant que les compagnies aériennes facturent des frais supplémentaires pour la sélection des sièges, que ce soit pour un siège de catégorie supérieure ou simplement pour la possibilité de choisir un siège à l’avance. Pour éviter toute confusion ou surprise de dernière minute, définissez les règles de sélection des sièges dans votre politique de voyages d’affaires. Intégrez des mesures recommandées, par exemple, les situations où il est acceptable de payer pour un meilleur siège ou comment obtenir une approbation pour un surclassement.
En permettant une dépense prévisible pour le choix anticipé d’un siège, vous évitez les options inconfortables ou gênantes comme un siège non inclinable ou un siège situé à côté des toilettes lors d’un vol long-courrier. En revanche, si un voyageur souhaite réserver un siège avec davantage d’espace pour les jambes ou passer en classe économique supérieure, vous pouvez définir une procédure d’approbation ou un plafond de dépenses. L’objectif est le confort et la clarté sans coûts inutiles.

Explorer la gamme de classes économiques

Le transport aérien n’est plus aussi simple qu’avant. Autrefois, il n’existait que trois niveaux de classe : la classe économique, la classe affaires et la première classe. Aujourd’hui, la plupart des compagnies aériennes proposent plusieurs niveaux de classe économique. La classe économique de base, la classe économique standard et la classe économique flexible (ou avec d’autres appellations comme « économique supérieure ») sont toutes assorties de règles différentes en ce qui concerne les frais de modification, les limites de bagages ou les options de sélection des sièges.

Assurez-vous que votre politique et vos outils de réservation de voyages reflètent cette nouvelle réalité pour les billets d’avion. Encouragez les coordonnateurs de voyages à choisir le niveau le plus abordable qui correspond toujours aux besoins des voyageurs et à l’objectif du voyage. Par exemple, un voyage d’une journée peut justifier la classe économique de base, alors qu’un voyage international de plusieurs jours peut demander davantage de flexibilité et de confort.

Profiter des réductions accordées aux entreprises en choisissant soigneusement le moment du voyage.

Les vols tôt le matin ou tard le soir peuvent offrir de grandes économies, surtout lorsqu’ils sont associés à un tarif d’affaires avantageux. S’agit-il d’une haute saison pour les voyages personnels, comme les vacances du printemps? L’un des meilleurs moyens de réduire les frais de voyage est d’encourager les employés à voyager en dehors des périodes de pointe, lorsque les vols sont moins fréquentés et souvent beaucoup moins chers.

Vous pouvez également inclure des directives sur la durée du voyage et le moment du retour. Par exemple, le voyageur a-t-il vraiment besoin de rester jusqu’à la dernière séance d’un colloque ou serait-il plus judicieux de partir quelques heures avant? Si vous avez négocié des tarifs d’affaires avec des compagnies aériennes, vérifiez s’il existe des tarifs spéciaux pour les allers-retours ou d’autres variables. Ces petits changements peuvent se traduire par des économies importantes.

Liste de contrôle pour vols d’affaires : Ce qu’il faut confirmer avant de réserver le billet

La réservation d’un vol d’affaires ne consiste pas seulement à choisir le bon moment et le bon prix. Il s’agit de jongler avec les préférences des employés, les politiques de voyage, les horaires, les limites budgétaires et les ententes avec les fournisseurs. Avec autant de variables, il est facile de commettre des erreurs ou de rater des occasions de faire des économies.

Pour simplifier le processus, utilisez une liste de contrôle pour vols d’affaires. Assurez-vous de la conformité de la politique, des règles de sélection des sièges, de la classe tarifaire et de l’existence d’éventuels partenariats aériens offrant des avantages supplémentaires. La liste de contrôle doit également inclure les étapes à suivre pour utiliser des fournisseurs privilégiés ou des portails d’entreprise qui proposent des tarifs négociés. En suivant un processus structuré, les coordonnateurs de voyages peuvent gagner du temps, réduire le stress et prendre de meilleures décisions de voyage au nom de l’entreprise.