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Comment créer un itinéraire de voyage d’affaires [avec modèle gratuit]

Un itinéraire de voyage d’affaires peut vous aider à gagner du temps et à rester organisé. Combien de temps avez-vous passé la semaine dernière à rechercher des numéros de confirmation, à revérifier les détails des vols et à répondre à des « questions rapides » sur les voyages à venir? Si vous êtes comme la plupart des voyageurs, ces activités vous ont demandé beaucoup plus de temps que vous n’auriez dû y consacrer.

Les itinéraires de voyage constituent un élément essentiel du processus de planification et définissent les attentes du voyageur et de l’entreprise. Ils constituent une référence importante, qu’il s’agisse du premier voyage d’affaires d’un employé ou d’un déplacement d’un grand voyageur.

Contenu

Que faut-il inclure dans un modèle d’itinéraire?

Un itinéraire doit être un instantané de tout ce que l’employé a besoin de savoir ou pourrait avoir besoin de vérifier au cours de son voyage d’affaires. Il s’agit d’un document qui permet de rationaliser la communication sur le voyage et qui doit être communiqué à l’avance aux voyageurs. De nombreux éléments entrent en jeu, mais une structure rationalisée peut simplifier les choses.

Ne surchargez pas le document. Tenez-vous-en aux détails essentiels et cruciaux du voyage d’affaires. L’itinéraire n’est pas exhaustif et ne doit pas compter plusieurs pages. Intégrez des liens et ajoutez des références pour les informations supplémentaires qui peuvent être utiles, mais qui ne sont pas essentielles. Consultez un exemple de notre modèle d’itinéraire professionnel gratuit si vous réservez un voyage dès maintenant.

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S’envoler au-dessus des nuages

Prêt pour l’aéroport? Commencez par les numéros de vol et les numéros de confirmations, puis incluez toutes les informations relatives à chaque réservation de vol, comme la durée, les escales et s’il s’agit d’une route en partage de code. Intégrez des liens à l’itinéraire pour permettre aux voyageurs de savoir si les sièges sont réservés (ou non) et quelle est la franchise de bagages.

Dispositions d’hébergement

L’hôtel est réservé et prêt pour l’inscription à la date d’arrivée. Et maintenant? Indiquez le nom et l’adresse de l’hôtel, en le plaçant au centre du modèle d’itinéraire. Pour certaines destinations internationales, les voyageurs peuvent devoir communiquer ces informations aux aéroports ou aux douanes.

Déplacements à destination

Quelles sont les options locales en matière de transport terrestre? Incluez des indications pour les déplacements en train, en autocar ou en voiture de location, s’il y a lieu. Les modes de transport seront très différents selon que vous vous rendez à Sydney plutôt qu’à Londres. Existe-t-il un service d’autobus express à partir de l’aéroport, ou les voyageurs doivent-ils prendre un taxi? Le train exige-t-il des billets préréservés, ou peut-on réserver une place en tout temps? Ajoutez autant d’instructions que possible sur ces aspects.

Rendez-vous et autres ressources

L’itinéraire du voyage d’affaires comprend-il des réunions ou des événements? Affichez les horaires avec les lieux et les participants. Vous gagnez des points bonis si la durée du trajet depuis l’hôtel est indiquée! N’oubliez pas que les aspects mineurs prennent beaucoup d’importance dans un endroit inconnu. 
Enfin, donnez la liste des personnes à contacter en cas d’urgence, par téléphone ou par courrier électronique, et indiquez qui contacter en premier en cas d’urgence. Corporate Traveller offre à vos employés un service d’assistance d’urgence 24 heures sur 24 et sept jours sur sept, partout dans le monde. 

Outils pour rester organisé 

Il est indispensable de rester organisé en voyage. Créez un itinéraire auquel tous les intéressés peuvent accéder avant, pendant et après le voyage. Vous pouvez créer un itinéraire aussi simple ou technologiquement évolué que votre équipe dans Google Docs, à l’aide des plateformes de voyage ou avec des applications. 

Veillez à inclure les directives relatives aux frais de déplacement, en précisant les dépenses admissibles, celles qui ne le sont pas et le mode de remboursement. Si des reçus sont exigés, les voyageurs doivent en être informés avant leur prochain voyage et savoir comment les soumettre (images ou copies papier originales). 

Il existe un large éventail d’applications utiles pour planifier ou réaliser un voyage d’affaires. Même si vous organisez le voyage au nom du voyageur, le fait de comparer les tarifs des taxis à ceux de la location d’une voiture peut vous aider à respecter votre budget. Ces outils peuvent également être utiles à d’autres égards. Téléchargez-les pour les essayer avant le départ :

●    Applications des compagnies aériennes : utiles pour l’enregistrement, la sélection des sièges et l’obtention de mises à jour sur les retards des vols.
●    Google Maps : l’outil classique pour les trajets en auto lors de tout voyage.
●    Applications Uber ou de covoiturage : configurez ces applications avant de voyager pour en simplifier l’utilisation lorsque vous débarquerez à l’aéroport et que vous devrez composer avec le décalage horaire.
●    Applications spécialisées de recherche de restaurants : il faut bien manger, n’est-ce pas? Ne vous contentez pas de Google et de Yelp pour réserver une place au restaurant ou pour obtenir des avis plus nuancés. Vous pouvez par exemple consulter OpenTable (divers pays), Resy (États-Unis) ou Tabelog (Japon).
●    Melon : plateforme de voyage tout-en-un de Corporate Traveller qui comprend des fonctions de réservation de voyages, de stockage des préférences des voyageurs et de gestion d’itinéraires multiples. Pour découvrir tout ce que Melon peut vous offrir, planifiez une rencontre.

Comment organiser les informations de voyage

À quoi doit ressembler un itinéraire? Considérez-le comme un agenda ou un calendrier et faites la liste de chaque élément, étape par étape. Organisez les informations par ordre chronologique, en les regroupant par jour et en mettant en évidence les détails les plus importants (heures de vol, inscription à l’hôtel et départ) en gras ou dans une couleur vive, au début et à la fin de l’itinéraire.

Adoptez une mise en page claire et facile à lire et résumez les points principaux sur la première page ou le premier écran et en donnant plus de détails par la suite. Pour un voyage dans plusieurs villes, notez la ville de destination à côté de chaque réservation de vol, d’hôtel et de transport afin d’éviter toute confusion. Exemple : « 9 h 45 – Train de banlieue de la ville A à la ville B ».

Vérifiez que les codes et numéros de confirmation sont faciles à copier et à coller dans d’autres applications et formats pour faciliter l’inscription ou la connexion aux applications de voyage. Personne n’a envie de faire des recherches dans son téléphone à la dernière minute pour respecter l’horaire du voyage. De plus, configurez tous les itinéraires de voyage d’affaires afin qu’ils puissent être consultés pendant les déplacements, y compris lorsque le voyageur est hors ligne.

Conseils de professionnel pour la planification des voyages d’affaires

Nous avons couvert les bases d’un itinéraire de voyage. Et maintenant, quoi d’autre? Quelles étapes permettent de le rationaliser et de le personnaliser encore davantage?

●    Faites des regroupements par type de voyageurs. Les itinéraires pour les voyages de groupe sont une tout autre affaire. Pour commencer, vous pouvez devoir composer avec différents groupes de voyageurs, comme dans l’industrie du divertissement, lorsque les acteurs et les membres de l’équipe doivent tous se rendre sur un lieu de tournage. Si vous planifiez des déplacements pour des cadres commerciaux, des clients ou plusieurs nouveaux employés, vous pouvez avoir besoin de plusieurs versions différentes de l’itinéraire de voyage d’affaires.
●    Verrouillez votre liste de contacts. Il est également judicieux d’indiquer une personne-ressource pour les mises à jour de dernière minute et les changements, car la planification proactive des voyages n’est pas réservée aux situations d’urgence. Assurez-vous que les voyageurs disposent de tous les détails nécessaires pour faire des choix judicieux lors de leurs déplacements.
●    Créez une procédure pour les changements. Et s’il y a une tempête sur le chemin ou si la conférence est terminée et que les participants peuvent partir plus tôt? Comment peuvent-ils changer leurs plans au moindre coût? Que la personne-ressource pour les changements soit un représentant d’une agence de voyages, d’une compagnie aérienne ou de votre compagnie de gestion de voyages, indiquez la procédure à suivre dans l’itinéraire de voyage.

Enfin, nous vous recommandons de prévoir du temps de repos dans l’itinéraire de voyage et d’éviter les réunions ou les événements en succession rapide. Prévoyez du temps en cas de retard et pour permettre aux voyageurs de se reposer afin de rendre le voyage d’affaires plus efficace. Les voyages sont éprouvants et les périodes de repos permettent aux voyageurs de se sentir au mieux de leur forme pour une réunion ou une présentation importante.

Commencez par un modèle d’itinéraire de voyage simple.

Vous prévoyez un voyage d’affaires éclair ou le plus grand événement client de l’année? Gardez une longueur d’avance sur le chaos grâce à notre modèle gratuit d’itinéraire de voyage d’affaires. Il s’agit d’un document PDF à remplir pour obtenir un modèle de voyage facile à réutiliser.

Faites-en votre atout secret pour organiser les vols, les réservations d’hôtel, les réunions, les transports terrestres et bien plus encore, le tout dans un seul et même document complet et modifiable. Que vous gériez vos propres déplacements ou que vous coordonniez ceux de toute votre équipe, ce modèle de voyage permet à chacun d’être au diapason, de respecter les délais et d’être prêt à partir.

Plus besoin de fouiller dans les boîtes de réception de courriel ou dans des feuilles de calcul incompréhensibles. Considérez l’itinéraire comme votre centre de commandement de voyage, avec un espace pour les notes, les numéros de confirmation et les personnes-ressources clés, afin que les journées de voyage chargées soient exemptes de stress. Téléchargez le modèle, modifiez-le et simplifiez les voyages d’affaires.