Conseils de réservation de chambres d’hôtel pour les voyageurs d’affaires

L’hébergement produit une grande impression sur les voyageurs, en particulier les voyageurs d’affaires. C’est pourquoi la réservation de chambres d’hôtel pour un voyage d’affaires peut s’avérer plus complexe que l’organisation de vos prochaines vacances. Les voyageurs s’attendent à des installations propres, à un service à la clientèle efficace et à de la commodité.

Comme le nombre de voyages et les tarifs hôteliers continuent d’augmenter chaque année, il est essentiel de trouver des moyens d’économiser tout en répondant aux besoins des voyageurs et en maintenant le niveau de confort. Personne n’a envie d’être confronté à un évier bouché à la maison, et encore moins durant un voyage d’affaires.

Comment établir des priorités lorsque tant d’aspects de l’expérience peuvent varier? Découvrez comment réserver des chambres d’hôtel de façon optimale à l’aide de notre liste de contrôle des chambres d’hôtel pour voyages d’affaires.

TÉLÉCHARGER MAINTENANT

Stratégies de gestion des voyages pour la réservation de chambres d’hôtel par les entreprises

Qui, quoi et où. Le dernier point est le plus important. Un hôtel situé au centre-ville est une bonne option, car il permet de réduire les frais de transport terrestre et de faire gagner du temps aux employés.

Le nom de la chaîne à laquelle appartient un hôtel importe aussi, car il indique le niveau de service et d’assistance qui seront offerts aux voyageurs. Ensuite, il y a la chambre en soi, avec des considérations comme le bruit, l’accessibilité, l’espace et la capacité d’y travailler. Pour les grands voyageurs, la valeur ajoutée d’une salle de sport ouverte 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, de la location de vélos ou un service de blanchisserie peuvent faire la différence dans la satisfaction liée à un voyage d’affaires.

Comprendre les ententes LRA et NLRA

Il est important de comprendre les termes LRA (Last Room Availability – disponibilité jusqu’à la dernière chambre) et NLRA (Non Last Room Availability – disponibilité non-LRA). Une entente LRA signifie que si un hôtel n’a plus qu’une seule chambre, il doit quand même offrir le tarif convenu dans l’entente. Une entente NLRA signifie que l’établissement peut modifier ses tarifs en fonction du taux d’occupation (élevé ou faible).
Pour des tarifs avantageux et des dépenses plus prévisibles, Corporate Traveller recommande de rechercher des hôtels qui offrent des tarifs LRA, comme ceux qui font partie de nos programmes hôteliers exclusifs. Obtenez les meilleurs tarifs hôteliers, même en période d’affluence.

Programmes d’hôtels préférés et séjours prolongés

Les points et programmes de fidélisation peuvent vous offrir des tarifs réduits dans vos hôtels préférés. Tout le monde le sait, mais qu’en est-il des tarifs des chambres pour voyages d’affaires? Les tarifs des chambres réservées pour des voyages d’affaires peuvent se traduire par des économies plus importantes, des frais de déplacement plus prévisibles et même des avantages et privilèges supplémentaires.

En outre, ils ne s’appliquent pas exclusivement qu’aux grandes entreprises. En effet, si vous collaborez avec une compagnie de gestion de voyages, vous pouvez avoir accès à des économies d’échelle sans devoir faire un grand nombre de déplacements. Les réductions accordées aux entreprises peuvent vous permettre d’économiser 10 % (ou plus) sur les tarifs de réservation standards. Un exemple courant est celui des tarifs spéciaux offerts aux participants à une conférence.

Obtenez des tarifs réduits en collaborant avec les hôtels, soit directement, soit par l’intermédiaire d’une compagnie de gestion de voyages, qui peut également vérifier les restrictions et les limites sur le nombre de chambres à tarif réduit.

Il existe d’autres façons d’économiser qui exigent une certaine planification et une réflexion créative. Pouvez-vous regrouper plusieurs réunions ou visites de clients en une seule? Un hôtel offrant des tarifs pour séjours prolongés serait-il une option intéressante pour cette destination? Les compagnies de gestion de voyages peuvent également aider à mettre en œuvre des stratégies créatives de réservation de chambres d’hôtel.

Comment respecter la politique de voyage et le budget

Des conseils avisés peuvent vous aider à réserver des chambres d’hôtel pour voyages d’affaires tout en respectant le budget et la politique de voyage de l’entreprise. Essayez les mesures suivantes pour réduire les coûts :

●    Établissez des lignes directrices raisonnables : Fixez un tarif maximum par nuit pour les réservations de chambres d’hôtel, mais prévoyez une procédure d’approbation lorsqu’une exception est justifiée.
●    Utilisez les outils technologiques pour comparer les tarifs : Comparez les tarifs et les caractéristiques complexes avec la plus grande précision possible, afin d’éviter d’envisager des réservations dans des hôtels près de l’aéroport alors que vous recherchez des chambres au centre-ville, ou vice versa.
●    Vérifiez s’il est possible d’annuler les réservations sans frais : Les événements ne suivent pas toujours le cours prévu. Les plans changent. Cherchez des moyens de profiter de cette occasion d’épargne oubliée.

Surclassements, accès sans fil Wi-Fi gratuit, inscription tardive... Que de possibilités!

Il peut être difficile de savoir quels aspects privilégier dans les hôtels. Le prix, les questions de sécurité, la commodité et de nombreuses autres options doivent être pris en compte. Vous ne comparez jamais des pommes avec des pommes, en particulier en matière d’avantages et d’aménagements, et, bien entendu, chaque employé a ses préférences.

C’est là qu’un outil de réservation en ligne peut s’avérer utile, en particulier s’il est adapté à vos employés et aux ententes négociées avec les fournisseurs. Vous disposerez des données nécessaires pour prendre facilement des décisions.

Outils de réservation de chambres d’hôtel pour les voyages d’affaires

Les outils de réservation en ligne, comme Melon, la plateforme de réservation tout-en-un de Corporate Traveller, peuvent rassembler tous les détails du voyage afin de simplifier la réservation de chambres d’hôtel. Melon vous accompagne à chaque étape du processus de réservation de voyage :

1.    Entrée des informations sur le voyageur : Les préférences et les détails, comme les passeports, les cartes de paiement et les numéros de programmes de fidélisation, sont stockés dans le système pour être facilement consultés.
2.    Établissement de contrôles fondés sur les politiques : Des contrôles intuitifs, comme les dépenses recommandées, vous aident à respecter votre budget, même en cas de fluctuation des prix.
3.    Comparaison des tarifs : Comparez les tarifs des hébergements, faites ressortir ce qui les distingue et accédez à des avantages supplémentaires exclusifs. Les offres exclusives Melon ajoutent en moyenne 5,3 % de valeur supplémentaire par rapport à des tarifs similaires provenant de réservations directes ou d’agences de voyages en ligne.
4.    Accès à l’assistance d’urgence : Accès instantané en tout temps à l’équipe d’assistance d’urgence pour les voyageurs, partout dans le monde.
5.    Exécution du devoir de protection : Les alertes de sécurité et le suivi des voyageurs en temps réel vous permettent de garder en tout temps un œil sur votre équipe.
6.    Accès aux rapports évolués : Consultez les données relatives aux voyages et aux finances ou effectuez des analyses approfondies pour obtenir des données provenant des indicateurs relatifs aux billets inutilisés et des informations plus spécifiques. Des analyses détaillées des programmes de voyage sont désormais disponibles.

Les compagnies de gestion de voyages peuvent fournir plus qu’une simple technologie de voyage et des tarifs négociés. Elles peuvent aussi vous aider à rationaliser le processus de paiement en créant un compte d’entreprise ou en intégrant les réservations aux systèmes de cartes de crédit de l’entreprise.

Bien entendu, vous pouvez toujours réserver directement sur les sites web des hôtels, mais il s’agit généralement de réservations individuelles et de voyages personnels, et il peut donc être difficile d’obtenir des tarifs négociés ou des surclassements. Les agences de voyages en ligne représentent un autre canal de réservation de voyages, mais elles ont tendance, elles aussi, à se concentrer sur les voyages d’agrément.

Obtenez la liste de contrôle pour la réservation de chambres d’hôtel pour voyages d’affaires

Quelles sont les meilleures méthodes de réservation de services d’hébergement pour les voyages d’affaires (à part cliquer simplement sur « Réserver maintenant »)? Lorsque vous gérez les déplacements d’une équipe en pleine croissance ou d’un cadre qui se déplace partout dans le monde, une stratégie de réservation de chambres d’hôtel intelligente peut faire toute la différence. Des voyageurs plus heureux? Oui! Moins de maux de tête? Certainement! Un budget respecté? Oui, absolument!

Utilisez cette liste de contrôle de réservation de chambres d’hôtel pour voyages d’affaires afin de planifier un séjour sans stress, quelle qu’en soit la durée.

Gestion de voyages 101