Stratégies de contrôle des coûts des voyages d’affaires pour les PME canadiennes

1. Transparence des données de rapports : des données qui sont au cœur des décisions

De nombreuses PME considèrent que les frais de déplacement sont simplement inévitables, et sans une bonne vue d’ensemble, les coûts deviennent rapidement incontrôlables. Grâce aux outils de rapport de Corporate Traveller, vous obtenez des informations pratiques sur la manière dont vos frais de déplacement sont réellement utilisés. L’accent n’est pas sur les tableaux de bord, mais sur la compréhension des tendances comme les réservations de dernière minute ou les dépenses non conformes, ce qui permet de prendre des décisions en toute confiance.

Ces informations permettent aux entreprises canadiennes d’identifier les possibilités d’économiser, les réservations de dernière minute, et bien plus encore.

Pour de nombreuses PME, les rapports semblent abstraits, jusqu’à ce qu’elles en constatent les avantages. Sans vue d’ensemble, les décisions sur les voyages sont souvent prises par des équipes très occupées qui ne disposent pas de l’expertise nécessaire, ce qui entraîne des réservations de dernière minute, des économies manquées et un travail administratif inutile.

C’était le cas de l’agence de relations publiques 1Milk2Sugars, basée à Toronto.  Comme l’explique Masha Katsnelson, directrice des opérations :

Avant de faire affaire avec Corporate Traveller, nous ne disposions pas d’un professionnel attitré, ayant l’expertise du secteur, pour gérer nos besoins en matière de voyages. Nous avons donc commis de nombreuses erreurs qui ont coûté du temps et de l’argent à notre agence. Nous avons choisi Corporate Traveller pour enlever cette charge de travail et la confier à des experts du secteur. Corporate Traveller a depuis rationalisé nos réservations de voyages et nous a fourni des rapports détaillés qui nous aident à prendre des décisions éclairées concernant nos habitudes de voyage. Je recommande vivement Corporate Traveller à toute entreprise dont les employés voyagent fréquemment, en particulier celles qui coordonnent les réservations pour les voyageurs internes et externes.

— Masha Katsnelson, directrice des opérations | 1Milk2Sugars

Grâce à des rapports centralisés et à la supervision d’experts, les équipes voient bien le moment et la raison des frais de déplacement engagés, ce qui leur permet d’utiliser les données brutes pour prendre des décisions plus intelligentes et plus sûres.

Pourquoi est-ce important? Lorsque vous constatez qu’une équipe en particulier réserve des vols de dernière minute à un tarif moyen beaucoup plus élevé, vous pouvez modifier la politique à ce sujet, envoyer des communications ou offrir de la formation pour y remédier.

Mesures à prendre : Consultez les tableaux de bord, comme celui des voyageurs fréquents, identifiez qui réserve à la dernière minute, sachez où se trouvent vos voyageurs à tout moment, et plus encore.

3. Tarifs préférentiels négociés : utilisez judicieusement votre pouvoir d’achat

Lorsque vous travaillez avec Corporate Traveller, vous bénéficiez de relations bien réelles avec les fournisseurs, qui vont bien au-delà de ce que la plupart des entreprises trouvent dans un moteur de recherche standard. Cela représente non seulement des tarifs plus bas, mais aussi des avantages et une priorité qui facilitent les voyages d’affaires pour votre équipe, tout en allégeant votre budget.

Cela représente aussi de meilleurs prix, plus de cohérence pour les voyageurs et beaucoup moins de suppléments surprises au moment du paiement. Ce pouvoir d’achat fait une vraie différence. 

Par exemple, une PME cliente qui prévoyait une retraite hors site était confrontée à des tarifs élevés dans les complexes hôteliers et à une disponibilité limitée. Grâce aux relations bien établies de Corporate Traveller dans le secteur, l’un de nos gestionnaires de voyages a négocié des tarifs préférentiels qui ont permis à notre client d’économiser plus de 6 500 dollars sur l’ensemble de ses réservations de chambres et de réserver l’espace de réunion avant d’autres groupes. Ce qui aurait pris plusieurs jours au client à coordonner a été réglé en quelques minutes, démontrant ainsi comment les PME peuvent optimiser leur budget en passant par un partenaire ayant une réelle influence sur les fournisseurs.

Comme l’explique Chris Garrard, responsable des relations clients, 

Les tarifs négociés proviennent de notre pouvoir d’achat auprès de nos clients pour obtenir des avantages exclusifs, comme le Wi-Fi, le déjeuner, les surclassements de chambre et le stationnement, qui ne sont pas accessibles au grand public.

Ces avantages peuvent sembler insignifiants sur papier, mais ils s’additionnent rapidement, surtout pour les équipes qui voyagent semaine après semaine.

Le résultat? Vous ne faites pas des économies seulement sur le prix des nuitées. Vous réduisez les dépenses de repas, de stationnement et de pertes de productivité, tout en offrant aux voyageurs une expérience plus agréable et plus prévisible. C’est bon pour votre budget et vos collaborateurs.

Conseil : Regroupez les hôtels en 2 ou 3 établissements préférés par ville afin d’obtenir de meilleurs tarifs et un service amélioré. La consolidation améliore les rapports et rend l’expérience des voyageurs plus cohérente.

5. Consolidation des fournisseurs : moins de partenaires = économies plus importantes

De nombreuses PME pensent que répartir leurs réservations entre plusieurs hôtels ou compagnies aériennes leur offre plus d’options, mais en réalité, cela affaiblit leur pouvoir d’achat. Lorsque les voyageurs séjournent dans dix hôtels différents dans la même ville, aucun établissement ne génère un volume suffisant pour offrir des remises significatives ou des avantages supplémentaires. 

En se limitant à quelques partenaires privilégiés, les PME peuvent profiter de tarifs hôteliers plus avantageux, d’une régularité et d’une expérience de voyage plus prévisible.

Comme l’explique Chris Garrard, 

la consolidation est importante : séjourner dans 2 ou 3 hôtels préférés plutôt que dans 10 permet aux clients d’avoir de meilleurs tarifs et un service amélioré pour les voyageurs réguliers.

La consolidation des fournisseurs ne consiste pas à limiter le choix, mais à utiliser stratégiquement le volume. Lorsque les voyageurs sont répartis dans un trop grand nombre d’hôtels ou de compagnies aériennes, les dépenses sont fragmentées, le pouvoir de négociation disparaît et il devient plus difficile de mettre en œuvre les mesures recommandées.

Par exemple, Corporate Traveller a collaboré avec une entreprise canadienne de biotechnologie dont l’équipe réservait plus de 40 hôtels différents à Boston et Cambridge. En analysant les habitudes de réservation et en regroupant les dépenses dans neuf établissements privilégiés, Corporate Traveller a aidé le client à obtenir des tarifs négociés plus avantageux et à simplifier le processus de réservation. Résultat : une réduction de 44 % des frais d’hôtel, soit une économie annuelle de 26 250 $, ainsi qu’une meilleure uniformité des réservations et une plus grande satisfaction des voyageurs.

Et c’est là tout l’intérêt : en dimunuant le nombre de lieux où votre équipe séjourne le plus souvent, vous rendez chaque voyage familier et bien organisé, et vous maximisez les possibilités d’allonger la portée de votre budget de voyages. Ce sont des déplacements organisés stratégiquement, et non des réservations aléatoires.

Ce qui rend cette approche efficace pour les entreprises: C’est une situation gagnant-gagnant : d’une part, un meilleur levier pour l’entreprise, et d’autre part, une reconnaissance accélérée pour les voyageurs. Avec le temps, la consolidation simplifie les rapports, renforce les relations avec les fournisseurs et crée une expérience plus simple et plus fiable pour chaque voyage.

Mesure à prendre : déterminez les principales villes de destination et sélectionnez une liste restreinte d’hôtels qui répondent aux critères de sécurité, de prix et d’emplacement.

7. Économies indirectes : pourquoi le temps, la sécurité et le service sont importants

Certaines des meilleures économies ne se mesurent pas en dollars et en cents, mais en temps gagné, en stress évité et en assistance sur laquelle vous pouvez compter en cas d’imprévu. Ces « économies indirectes » ont souvent un impact à long terme plus important que la réduction de quelques dollars sur un seul billet. 

L’équipe de Corporate Traveller ne se contente pas de réserver des voyages, elle contribue aussi à la bonne marche des affaires.

Comme le dit John Bellefeuille, 

Les économies indirectes, comme le temps, la qualité du service et le devoir de protection, sont tout aussi importantes que les économies directes. De nombreux clients sous-estiment leur valeur.

Qu’il s’agisse de : 

• Gestion des perturbations en voyage
• Résolutions plus rapides en cas de changement de programme de voyage
• Alertes de sécurité proactives
• Un expert attitré en tout temps qui connaît votre entreprise

Ces éléments facilitent les choses et protègent à la fois le voyageur et votre budget de déplacements. Les économies indirectes favorisent la résilience, et cela n’a pas de prix.

Comment nous avons aidé des clients comme Ecofor Consulting : Les économies indirectes sont particulièrement évidentes lorsque les voyages ne se déroulent pas comme prévu. Lors de la grève des agents de bord d’Air Canada en août 2025, Corporate Traveller Canada a réagi rapidement pour modifier les réservations et réacheminer ses clients à travers le pays, minimisant ainsi les perturbations pendant que les compagnies aériennes étaient clouées au sol. En moins d’une semaine, nos équipes ont aidé plus de 10 000 voyageurs grâce à une surveillance proactive, des mises à jour en temps réel et un soutien après les heures de bureau. Pour des clients comme Ecofor Consulting, cette réponse rapide a fait en sorte que les projets demeurent conformes aux échéances, permettant ainsi d’économiser du temps, de préserver le devoir de protection et de maintenir le bon déroulement des affaires.