Une intégration simplifiée : à quoi devrait ressembler la mise en place d’un programme de voyages d’affaires
Déployer une plateforme de voyages d’affaires. Mettre à jour les politiques. Développer votre programme de voyages d’affaires. Et même passer à un autre fournisseur de voyages.
Quel que soit le changement, le processus d’intégration et de gestion du changement peut influencer l’expérience de façon déterminante.
À Corporate Traveller, nous proposons un processus d’intégration clair et fiable qui vous permet d’être prêt rapidement, sans perturber votre activité. Nos clients sont souvent surpris par la fluidité du processus, la rapidité avec laquelle leurs équipes s’adaptent et le peu de changements nécessaires en interne.
Car nous ne faisons pas que vous donner accès à une plateforme de gestion de voyages. Nous vous aidons à la mettre en place grâce à une assistance spécialisée, à une planification intelligente et à une stratégie proactive de gestion du changement conçue pour de vraies équipes.
Qu’est-ce qui ralentit le changement d’un programme de voyages?
Même lorsque les entreprises savent qu’il est temps d’améliorer leur gestion des voyages, des résistances internes se dressent sur leur chemin. Les raisons le plus souvent évoquées :
- « Nous n’avons pas le temps de procéder à l’intégration pour le moment. »
- « Ce sera trop compliqué pour notre équipe. »
- « Nous avons trop de voyageurs à former. »
- « Notre politique de voyage est obsolète et brouillonne. »
La vérité? Ces craintes surestiment souvent la complexité du processus et sous-estiment les avantages d’un processus d’intégration bien géré.
« C’est l’expérience d’intégration la plus agréable que j’aie jamais vécue. L’équipe de Corporate Traveller a été proactive sur tous les plans. Elle était incroyablement bien informée de nos besoins en matière de politique et de plateforme, et a répondu à toutes nos questions rapidement. Elle a respecté toutes les échéances fixées et a fait preuve d’une amabilité et d’un soutien exceptionnels. Merci, Corporate Traveller!
– Tess Mullet, directrice, Employés et culture | Social Pinpoint
L’intégration faite différemment
Que vous lanciez Melon, mettiez à jour vos politiques internes ou centralisiez votre programme de voyages, nous facilitons l’intégration.
Voici ce à quoi vous pouvez vous attendre :
- Un responsable de l’intégration client
Une personne-ressource, un plan. Votre responsable gère le déploiement de bout en bout et répond à toutes vos questions. - Deux options flexibles
Allez rapidement avec l’expérience Melon avec recommandations ou en profondeur avec l’expérience Melon sur mesure. Dans un cas comme dans l’autre, vous profitez d’une assistance structurée et d’options de configuration intelligentes. - Un effort minimal pour votre équipe
Nous nous occupons de l’installation technique, du téléchargement des profils, de la configuration de la plateforme et des ressources de formation, ce qui vous évite d’épuiser vos capacités internes. - Une communication claire à chaque étape
Avec des guides d’accueil et d’intégration, des calendriers visuels et des récapitulatifs des réunions, tout le monde sait ce qu’il y a à faire et pourquoi. - Un hypersoutien après la mise en service
Notre période d’assistance de 30 à 60 jours après la mise en service permet une adoption durable et le traitement rapide des questions.
Excellent service à la clientèle et personnel compétent. L’équipe fait toujours un effort supplémentaire pour s’assurer que tout est en ordre.
– National Construction Council Canada
Facilitez l’intégration grâce à cette liste de contrôle
La mise en place d’un nouveau programme de voyages ne doit pas vous sembler insurmontable. Notre liste de contrôle pour l’accueil des clients décrit exactement ce à quoi vous pouvez vous attendre, de votre réunion de lancement à notre hypersoutien, afin que vous soyez au courant de chaque étape du processus.
Voici ce que vous y trouverez :
- Choisissez votre style d’accueil : Allez rapidement en optant pour Melon avec recommandations ou en profondeur avec Melon sur mesure.
- Pavez la voie à la réussite : Configuration de la plateforme, téléchargement des profils et formation simplifiés.
- Entrez dans la période de soutien intensif : De 30 à 60 jours de soutien pratique pour garantir une adoption en douceur.
- Transition en toute confiance : Service à la clientèle spécialisé, préparation à la mise en service.
Soutien de votre processus de gestion du changement en interne
L’intégration ne se limite pas au lancement d’un outil. Nous travaillons en étroite collaboration avec vous pour nous assurer que votre déploiement s’inscrit dans la culture de votre entreprise et qu’il fonctionne bien pour l’ensemble de votre équipe, des coordonnateurs de voyages aux responsables des finances. Nous vous aidons notamment à :
- Mettre à jour ou consolider votre politique de voyages d’affaires.
- Créer des processus d’approbation et des niveaux d’accès utilisateur.
- Former les coordonnateurs de voyages et les grands voyageurs.
- Gérer des équipes ayant des besoins différents en matière de voyage.
- Clarifier les règles, les procédures et les restrictions relatives aux paiements.
Nous fournissons également des modèles, des guides et des ressources pour soutenir vos communications internes et votre déploiement.
L’équipe de Corporate Traveller a fourni un service à la clientèle hors pair, en particulier Whitney lors de l’intégration. La communication a été claire, rapide et professionnelle tout au long du processus d’intégration. Je me suis sentie soutenue et confiante dans l’organisation du voyage.
– Les Femmes Michif Otipemisiwak
Votre changement, à votre manière : deux options d’intégration
Chaque entreprise a des besoins différents, et votre processus doit en tenir compte. Nous proposons deux parcours conçus pour s’adapter à votre structure, votre rythme et votre complexité en interne. Que vous ayez besoin de quelque chose de rapide et simple ou d’une configuration davantage sur mesure, nous avons ce qu’il vous faut.
Dans l’ensemble, l’expérience d’intégration a été très satisfaisante. L’équipe s’est montrée extrêmement utile, en fournissant des explications claires et en répondant à toutes nos questions. Elle a également été très réceptive à nos demandes, ce qui a garanti la fluidité et l’efficacité de tout le processus.
– Golf Canada
Au delà de l’intégration : ce qui fait que l’expérience perdure
Nous ne nous contentons pas de vous accompagner jusqu’à la ligne d’arrivée – nous restons avec vous jusqu’à ce que votre équipe soit confiante et fonctionne sans accroc.
Notre période de soutien intensif garantit que :
- Tous les utilisateurs adoptent la plateforme correctement.
- Les configurations finales de la plateforme sont terminées.
- Tous les problèmes et toutes les préoccupations sont rapidement pris en charge.
- Votre programme de voyages est lancé sans interruption
C’est là que la plupart des compagnies de gestion de voyages s’arrêtent. Et c’est là que nous mettons les bouchées doubles.
Et ça paraît. Nos clients nous ont accordé une note de 4,9/5 pour l’expérience d’intégration.
De vraies questions sur l’intégration posées par de vrais clients
Nous avons rassemblé les questions les plus courantes sur l’intégration parmi des centaines d’appels de clients. Voici ce que les équipes veulent généralement savoir et comment nous leur facilitons la tâche :
- Pouvons-nous définir des politiques de voyages distinctes pour différents groupes?
Oui. Si vos équipes de vente et de service voyagent différemment, nous vous aiderons à adapter les politiques en fonction du rôle, du service ou de la région. Ce niveau de configuration fait partie de l’option Melon sur mesure, qui vous donne un contrôle plus approfondi en la matière. - Que devons-nous fournir avant de commencer?
Juste l’essentiel : le logo de votre entreprise, un modèle de profil de voyageur rempli, votre mode de paiement privilégié, et tous les tarifs contractuels ou intégrations requises (p. ex. authentification unique et flux RH). Deux options d’intégration s’offrent à vous : Melon avec recommandations si vous privilégiez la rapidité, et Melon sur mesure si vous avez besoin de fonctions personnalisées. - Comment gérer les voyages d’autres personnes?
Grâce aux autorisations et aux paramètres de profil de Melon, il est facile de réserver au nom d’autres personnes. Que vous soyez coordonnateur de voyages pour des cadres ou pour des équipes, nous vous montrerons exactement comment gérer les rôles et les préférences. Nous abordons ce sujet en détail lors de la formation initiale. Cela est particulièrement utile pour les équipes qui comprennent beaucoup d’adjoints administratifs et qui utilisent Melon avec recommandations. - Pouvons-nous conserver nos processus d’approbation en place?
Oui. Nous vous aidons à intégrer votre structure d’approbation existante directement dans la plateforme, sans réinventer la roue. Si vos processus sont complexes ou appliqués dans plusieurs services, Melon sur mesure vous donne l’espace nécessaire pour faire exactement ce qu’il faut.
Nous ne dirons jamais assez de bien de notre expérience d’intégration avec Corporate Traveller; la connaissance approfondie des produits par l’équipe est vraiment incroyable. C’est ce qui la rend unique. Chaque membre de l’équipe a démontré une expertise qui a fait du processus une expérience sans accroc et mémorable. Je les recommande vivement.
– CMC Electronics | Dina Di Giovanni, adjointe administrative et gestionnaire de voyages
Prêt pour une intégration simplifiée?
Que vous revoyiez votre programme de voyages d’affaires ou que vous envisagiez une nouvelle compagnie de gestion de voyages, l’intégration ne devrait jamais être un obstacle.
Avec Corporate Traveller, vous profitez d’un processus sans faille, soutenu par de vraies personnes possédant une expérience concrète, pour vous permettre d’apporter des changements avec clarté, rapidité et confiance.
Discutons ensemble de ce à quoi pourrait ressembler votre expérience d’intégration.
