La planification des voyages de groupe ne devrait pas ressembler à une gestion de crise
La coordination des voyages de groupe se limite rarement à la réservation de quelques vols et de chambres d’hôtel. Qu’il s’agisse de planifier un événement externe, un tournoi national ou une conférence d’équipe, les choses se compliquent très vite.
Les itinéraires changent. Les budgets se resserrent. Les politiques en matière de bagages changent. Et d’une manière ou d’une autre, c’est sur vous que l’on compte pour tout prévoir.
Nous savons ce que c’est. Et nous avons mis au point une approche de la gestion des voyages de groupe qui fonctionne réellement. Une approche qui élimine les frictions, offre une plus grande flexibilité et permet aux groupes qui voyagent partout au Canada de gagner temps, argent et tranquillité d’esprit.
Pourquoi la planification des voyages de groupe est si frustrante
(Et ce qui manque généralement au processus)
Même si vous en avez l’expérience, les voyages de groupe se déroulent rarement sans heurts. Ce qui commence par un simple décompte des effectifs et quelques dates de départ se transforme rapidement en :
- Préférences contradictoires pour la date d’arrivée et les chambres
- Questions sur les politiques auxquelles personne ne connaît la réponse (Puis-je obtenir un surclassement? Mon conjoint peut-il venir?)
- Des changements de dernière minute et aucun processus clair pour les gérer
- Des réservations problématiques, des reçus éparpillés et des remboursements manqués
- Aucune visibilité sur les dépenses, même si le budget est serré
Et lorsque quelque chose ne va pas (vol retardé, matériel manquant, problème de chambre), c’est à vous qu’on s’adresse. C’est pourquoi nous avons conçu notre offre de gestion des voyages de groupe autour d’une planification proactive, d’une assistance pratique et d’un point de contact unique, ce qui permet d’avoir une vision d’ensemble.
Ce qui distingue notre approche
Ce n’est pas seulement ce que nous faisons, c’est notre façon de penser
Avec Corporate Traveller, vous pouvez compter sur un gestionnaire de voyages attitré qui agit davantage comme un partenaire logistique que comme un agent de réservation. Cette personne intervient tôt dans le processus, parfois avant que les dates ne soient fixées, et travaille avec vous pour définir l’ensemble du parcours dans quatre domaines clés, en s’appuyant sur notre expertise sectorielle pour répondre aux exigences les plus complexes :
1. Planification stratégique
Nous commençons par comprendre le « pourquoi » de votre voyage de groupe. S’agit-il d’un voyage de récompense? Un lancement de produit? Un tournoi? Ce contexte détermine la manière dont nous gérons les dépenses, la flexibilité et le calendrier. Nous vous conseillerons sur les fenêtres d’arrivée idéales, la logistique des transferts, les temps d’attente et les seuils de taille des groupes qui influent sur les politiques des compagnies aériennes et des hôtels.
2. Réservation centralisée
Vous aurez une vision consolidée des vols, de l’hébergement et des transferts. Nous gérons les listes de chambres, les exigences particulières (telles que l’accessibilité ou les restrictions alimentaires) et veillons à ce que tous les voyages soient conformes à la politique de votre entreprise. Si des dérogations ou l’ajout de déplacements personnels sont nécessaires pour des voyageurs individuels, nous nous en occupons également, avec un suivi des approbations intégré.
3. Résolution des problèmes en temps réel
Une fois le voyage lancé, votre gestionnaire de voyages reste accessible. Vous avez raté une correspondance? Une tempête vous a retardé? Vous avez des problèmes d’hôtel? Nous sommes joignables 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, pour vous donner une visibilité totale sur les itinéraires, les préférences et les priorités de votre groupe.
4. Rapport après le voyage
Après coup, nous décomposons les dépenses par catégorie, nous vous montrons où les économies ont été réalisées et nous mettons en évidence les possibilités d’amélioration pour les prochaines fois.
Étude de cas : Quand chaque fin de semaine est propice au voyage
Comment le département d’athlétisme de la TWU a gagné du temps
La Trinity Western University avait besoin d’aide pour gérer ses fréquents voyages de groupe. On ne parle pas ici de voyages ponctuels, mais de la coordination de dizaines d’athlètes, d’entraîneurs et de personnel d’encadrement chaque fin de semaine.
Avant nous :
- Les entraîneurs réservaient les voyages manuellement, passant parfois des heures au téléphone
- En cas de changements, il fallait reprendre le processus à zéro, souvent tard le soir
- Les coûts étaient élevés et difficiles à suivre
- Le personnel était épuisé
Avec nous :
- Pas moins de 60 000 $ de valeur et d’économies en moins d’un an
- Réservations et gestion des voyages assurées pour plus de 100 voyageurs par fin de semaine
- Rendement du capital investi de 3,37:1
- Une assistance 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 pour s’assurer que personne ne reste bloqué
- Un seul point de contact qui s’occupe de tout
Votre liste de contrôle avant le voyage : Ce qu’il faut prévoir
Évitez les surprises grâce à notre guide de planification des voyages de groupe
Nous avons élaboré cette liste de contrôle à partir de notre expérience, car nous savons une chose sur les problèmes les plus fréquents en matière de voyages de groupe. Il est tout à fait possible de les éviter si l’on s’y prépare.
Qu’est-ce qu’il faut prendre en compte?
- L’effectif final, y compris le personnel, les voyageurs, les accompagnateurs
- Les fenêtres de voyage (heures limites d’arrivée, départs en fin de soirée, temps d’attente)
- Les listes des chambres et les préférences
- Les exigences en matière de bagages et le transport de l’équipement (p. ex. équipement sportif, matériel de salon professionnel)
- Autorisations de dérogation : qui peut prolonger son voyage ou amener un compagnon de voyage?
- Les besoins particuliers (alimentaires, médicaux, accessibilité)
- Le calendrier des transferts, en particulier pour les déplacements dans plusieurs villes ou hors site
Téléchargez une liste de contrôle pour prendre de l’avance :
Pour des conseils sur la façon d’assurer la sécurité des voyageurs et la conformité de l’organisation, consultez les principes fondamentaux du devoir de diligence pour les voyages d’affaires.
Ce que notre équipe entend tout le temps : « Nous ne savions pas que cela pouvait être aussi facile. »
J’ai tout coordonné, des voyages de motivation d’entreprise aux événements sportifs de groupe dans plusieurs villes, et je sais à quel point la logistique peut rapidement devenir écrasante. Mon travail consiste à faire en sorte que les choses se déroulent de manière fluide, organisée et sans stress, afin que les clients puissent se concentrer sur l’objectif du voyage et non sur les détails.
- Hailey Windram, chef d’équipe chez Corporate Traveller
C’est ce qui nous distingue des autres. Notre équipe chargée des voyages de groupe n’est pas seulement rapide, elle trouve une stratégie qui fonctionne. Elle pose les bonnes questions dès le début, signale les problèmes avant qu’ils ne surviennent et vous aide à satisfaire les voyageurs sans faire exploser le budget.
Simplifions la planification de vos voyages de groupe
Un expert. Un plan.
Que vous ayez un événement majeur au calendrier ou que vous ayez simplement besoin d’un meilleur soutien pour les déplacements réguliers de votre équipe, nous pouvons vous aider. Et nous ferons en sorte que cette fois, tout va pour le mieux.
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