Comment la Trinity Western University a gagné des centaines d’heures et obtenu une tranquillité d’esprit 24/7 pour ses voyages d’équipe
Le département d’athlétisme de la Trinity Western University a un programme de voyage qui déstabiliserait la plupart des gens. Wendy Laforest coordonne des voyages de groupe complexes pour environ 50 membres du personnel et des centaines d’étudiants-athlètes qui participent à des compétitions sportives au Canada et aux États-Unis.
Les fins de semaine, elle peut être amenée à faire des réservations pour plus de 100 personnes voyageant à différents endroits, le tout depuis l’Ontario, où elle travaille à distance.
En tant qu’université chrétienne engagée à former des leaders intègres et compétents, la TWU avait besoin d’une solution de voyages d’affaires qui pourrait à la fois être à la hauteur de cette tâche complexe et soutenir la mission d’excellence de l’établissement.
La gestion des voyages en interne devient écrasante
Avant de faire affaire avec Corporate Traveller, la Trinity Western University gérait tous les voyages des athlètes en interne. Bien que cette façon de faire conférait un certain contrôle à l’établissement, elle générait aussi des problèmes qui ne faisaient que s’aggraver.
Wendy s’est retrouvée submergée par les tâches administratives : échanges téléphoniques interminables avec les entraîneurs sur les options de voyage, vérification des noms dans les différents documents, gestion des innombrables changements de noms qui étaient demandés, suivi des dépenses et des factures dans de nombreuses équipes, facturation des extras exigés par les entraîneurs sans processus rationalisé...
Mais c’est lors des urgences que le stress était à son maximum. Lorsque les vols étaient retardés ou annulés après les heures de bureau, Wendy était livrée à elle-même et n’avait aucun soutien. Elle finissait par travailler à toute heure de la journée pour résoudre les problèmes de plus de 100 voyageurs répartis sur différents fuseaux horaires.
Selon elle, c’est l’absence d’un processus de réservation simplifié qui posait surtout problème et qui la forçait à faire un nombre incalculable d’heures supplémentaires pour rechercher les factures, les dépenses et les reçus de vols. « Les annulations et les changements m’obligeaient à travailler à toutes sortes d’heures, avec un soutien très limité pour régler les situations. »
Gérer un tel volume de voyages stresserait n’importe qui. Mais lorsque les situations d’urgence se transforment en véritables crises au lieu de devenir des défis gérables, il est temps de changer d’approche.
L’approche de gestion de voyages spécialisée de Corporate Traveller
En 2023, la Trinity Western University a fait appel à Corporate Traveller pour rationaliser ses processus de gestion de voyages et obtenir un service spécialisé de haute qualité. Voici où tout a changé.
Un vrai soutien qui ne se limite pas à la technologie :
- Brianne Johnston est devenue leur gestionnaire de voyages attitrée – quelqu’un sur qui Wendy pouvait réellement compter
- Un soutien professionnel 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 dans tous les fuseaux horaires
- Une connaissance approfondie de la logistique des voyages sportifs et de l’athlétisme universitaire
Des systèmes qui fonctionnent réellement :
- Plateforme de réservation centralisée qui a éliminé d’innombrables appels téléphoniques
- Suivi automatisé pour chaque équipe et chaque saison
- Système de facturation professionnel pour tous les extras demandés par les entraîneurs
- Assistance en temps réel quand les plans de voyage ne vont pas comme prévu
Économies de temps et confiance sans faille dans les voyages sportifs
La transformation a été immédiate. Dans les dix derniers mois, la Trinity Western University a obtenu un rendement du capital investi de 3,37:1, avec plus de 50 000 $ d’économies réalisées grâce à une assistance spécialisée. Au-delà des chiffres, Wendy a éliminé d’innombrables heures supplémentaires passées à rechercher des factures et des reçus, la réservation est devenue plus rapide, ce qui a libéré du temps pour des tâches stratégiques, et la réservation, la facturation et le suivi sont désormais gérés par des processus simplifiés au sein de toutes les équipes. Chaque année, les économies prévues augmentaient.
Mais ce qui a vraiment changé la donne, c’est le facteur de confiance. Les entraîneurs qui sont habituellement « difficiles à convaincre » sont devenus des partisans enthousiastes de Corporate Traveller, dont ils utilisent les services même pour les voyages de présaison et les extras que Wendy ne réserve pas directement.
« Je fais confiance à Brianne Johnston (littéralement mon bras gauche), à son équipe et à Corporate Traveller en tant qu’entreprise », affirme Wendy. « Je sais que je peux toujours compter sur le soutien de quelqu’un pour nous apporter, à moi ou aux équipes, ce dont nous avons besoin le plus vite et le plus efficacement possible. »
Le test de confiance ultime a eu lieu l’an dernier, quand l’équipe masculine de soccer de la TWU a été éliminée des séries éliminatoires peu après son arrivée à destination. Wendy et Brianne n’ont pas cédé à la panique, car elles avaient déjà prévu ce scénario. En quelques heures, elles ont trouvé des vols pour les 25 membres de l’équipe pour le lendemain matin.
« Je n’oublierai jamais cette fin de semaine », se souvient Wendy. « Le service a été absolument exemplaire, et j’en suis extrêmement reconnaissante. »
Les retombées se font sentir dans le département d’athlétisme au grand complet.
« Mes entraîneurs savent qu’ils ont accès à un soutien inégalé », affirme Wendy. « Ils m’ont dit qu’ils n’ont jamais été aussi confiants dans leurs voyages d’équipe. »
Transformez la gestion de vos voyages d’affaires
La Trinity Western University est passée d’une gestion chaotique des voyages à la tranquillité d’esprit. Wendy a cessé de travailler à toute heure du jour et de la nuit sous un stress constant, et peut désormais compter sur une équipe attitrée qui anticipe les difficultés et propose des solutions.
La vraie victoire? La TWU peut maintenant se concentrer sur sa mission principale, qui est de former des étudiants-athlètes au lieu de se préoccuper de la logistique des voyages.
Le mot de la fin de Wendy dit tout :
Corporate Traveller est rapide et efficace, et me donne du temps que je n’avais pas auparavant dans ma journée. Je recommande sans hésiter à toute entreprise, petite ou grande, de faire confiance à Corporate Traveller. Je suis très heureuse de l’avoir fait et jamais je ne reviendrai en arrière!
Vous êtes prêt à obtenir le même niveau de confiance et de soutien pour vos voyages d’affaires?
Voyons comment l’équipe dévouée de Corporate Traveller peut faire disparaître vos ennuis en matière de voyages.
