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La gestion des crédits de transport aérien inutilisés pour les voyages d’affaires

Si le personnel de votre entreprise doit régulièrement faire des voyages d’affaires, il est fort possible que vous ayez des crédits de transport aérien inutilisés. Un vol annulé par-ci, un changement de voyageur par-là, et tous ces crédits s’accumulent rapidement. Ces crédits servent à protéger votre budget, mais nombre d’entre eux viennent à échéance avant d’avoir été utilisés. Ce sont des pertes que votre entreprise ne devrait pas avoir à assumer.

La bonne nouvelle : avec une bonne visibilité, des rappels et des conseils d’experts, ces crédits peuvent être transformés en économies mesurables et en montants d’argent, plutôt qu’en pertes financières.

Contenu

Pourquoi les crédits de transport aérien inutilisés coûtent de l’argent aux entreprises

Les crédits de voyage inutilisés ne représentent pas seulement un casse-tête opérationnel. Ce sont des pertes financières. Les responsables des finances le constatent à la fin de l’année lorsque les crédits échus s’affichent comme des dépenses inutilisées. Les coordonnateurs de voyages doivent faire le suivi de dizaines de crédits avec de multiples compagnies aériennes et sur plusieurs plateformes.

Les problèmes le plus couramment rencontrés sont les suivants :

  • Des crédits qui viennent à échéance sans préavis
  • Des voyageurs qui oublient quelle est la compagnie aérienne qui a émis le crédit
  • Des occasions manquées quand les réservations ne sont pas faites dans le bon système
  • Des pertes engendrées par des voyageurs occasionnels comme des conférenciers ou des invités

Daniel Salib, responsable de la relation client chez Corporate Traveller, explique :

« Le plus grand défi auquel mes clients sont confrontés est de faire le suivi des crédits échus. Ces renseignements sont importants pour le directeur financier, car ils permettent en premier lieu de savoir pourquoi les crédits sont échus. »

Pour les entreprises qui sont déjà en difficulté, la gestion des crédits semble trop difficile jusqu’à ce que les pertes deviennent trop conséquentes pour être ignorées.

Les plus grands défis de la gestion des crédits de voyage

Lorsque les entreprises essaient de gérer elles-mêmes les crédits de voyage inutilisés, elles se heurtent généralement à trois obstacles principaux :

  1. Le manque de visibilité. Les crédits sont dispersés dans plusieurs systèmes de compagnies aériennes, ce qui rend difficile d’avoir un portrait clair de la situation.
  2. La durée limitée. Les coordonnateurs de voyages doivent déjà composer avec les réservations, les politiques et les rapports. Le suivi des crédits de voyages est souvent relégué en bas de la liste des choses à faire.
  3. Les règles d’échéance Les crédits ont des valeurs et des échéances différentes selon les compagnies aériennes. Une erreur et la valeur du crédit disparaît.

Tous ces défis peuvent facilement faire perdre le fil aux équipes les mieux organisées.

 

La solution de gestion des crédits plus intelligente de Corporate Traveller

Corporate Traveller offre une automatisation intelligente et l’expertise de gestionnaires de voyages. Grâce à cette combinaison d’atouts, la gestion des crédits devient proactive et performante.

Rapports sur les crédits de transport aérien

Pas de recherches, pas d’approximations. Les échéances à venir sont ce qui est d’abord mis en évidence dans les rapports des crédits des compagnies aériennes. Cela permet aux décideurs d’agir rapidement.

Alertes de réservation en temps réel

Nos systèmes vous signalent si un voyageur a des crédits admissibles au moment d’une réservation. Melon demande alors à nos gestionnaires de voyages d’appliquer ces crédits automatiquement.

Gestionnaires de voyages humains ou outils logiciels

Les logiciels peuvent faire le suivi les dates d’échéance, mais ils appliquent les règles aveuglément. Un gestionnaire de voyages peut prendre en compte les horaires des voyageurs, les règles tarifaires et le rapport coût-efficacité dans son ensemble. Cela fait en sorte que les crédits sont utilisés de la meilleure façon possible.

Chloe Stinis, chef d’équipe – Relation client (Québec, Ottawa & Canada atlantique), explique :

« Les crédits sont gérés de deux façons principales pour faire gagner du temps et de l’argent aux clients.

1. Rapport à l’échelle de l’entreprise
Nous fournissons un rapport mensuel sur les crédits de transport aérien à nos personnes-ressources clés.

  • Offre un portrait clair de tous les crédits non utilisés dans l’entreprise.
  • Permet d’informer les voyageurs concernés des crédits à leur disposition.

2. Soutien individuel aux voyageurs
Les crédits sont aussi gérés directement avec les voyageurs par nos gestionnaires de voyages attitrés.

  • Nos systèmes de réservation émettent des alertes lorsqu’un voyageur dispose de crédits disponibles auprès d’une compagnie aérienne spécifique.
  • Les gestionnaires de voyages proposent de manière proactive des options pour utiliser ces crédits.
  • Cela fait en sorte qu’aucun crédit n’est perdu et que les frais de déplacement sont réduits dans la mesure du possible. »

Des résultats tangibles grâce à un suivi plus intelligent des crédits

Le processus est concret, pas juste théorique. Les clients font des économies mesurables :

  • Nutrition International a évité des pertes importantes grâce au suivi des crédits de nos rapports mensuels.
  • De nombreux clients économisent 2 000 $ ou plus en appliquant les crédits identifiés avant leur échéance.
  • Les coordonnateurs de voyages font l’économie de nombreuses heures de suivi manuel et de rapprochement, ce qui leur permet de travailler sur d’autres priorités.

Les gains en coûts et en temps représentent une valeur immédiate pour les équipes responsables des finances et des déplacements.

Pratiques exemplaires pour la gestion à l’interne des crédits non utilisés

Certaines entreprises préfèrent s’occuper de la gestion des crédits à l’interne. Si c’est votre cas, voici quelques bonnes pratiques :

  • Tenir un registre de tous les crédits avec la ou les compagnies aériennes, les noms des voyageurs, le montant des crédits et les dates d’échéance
  • Confirmer les montants des crédits directement avec les compagnies aériennes, car elles ne correspondent pas toujours à la valeur du billet original
  • Prioriser l’utilisation des crédits pendant les périodes de forte affluence comme le quatrième trimestre
  • Inscrire des rappels dans le calendrier pour ne pas oublier des dates d’échéance ne soient pas oubliées

Daniel fait une mise en garde : « C’est un processus qui peut être long et complexe. Souvent, les crédits ne correspondent pas à la valeur totale du billet d’origine, ce qui peut prêter à confusion. » Faute de soutien adéquat, de nombreux crédits ne seront pas utilisés.

Afin d’optimiser la conformité et la visibilité, les entreprises peuvent mettre en place une politique de voyage efficace pour centraliser les processus et de minimiser les risques.

Pourquoi c’est important pour votre entreprise

Vous pouvez éviter de perdre de l’argent avec des crédits de transport aérien inutilisés. Avec Corporate Traveller, vous bénéficiez de ce qui suit :

  • Visibilité grâce à des rapports réguliers
  • Imputabilité avec des alertes préventives
  • Conseils d’experts de gestionnaires de voyages qui s’assurent que chaque crédit compte

Nos systèmes et nos collaborateurs travaillent de concert pour s’assurer que le crédits sont repérés, appliqués et exploités au mieux. Ce qui était auparavant un casse-tête devient un rendement du capital investi mesurable.

FAQ sur les crédits de voyage non utilisés

 

Parlez à notre équipe de la mise en place d’un système de gestion des crédits plus intelligente pour vos voyages d’affaires et arrêtez de perdre des ressources financières.

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