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Notes de frais et dépenses

Float

L’intégration entre Corporate Traveller et Float résout ce problème. Les reçus de voyage associés aux réservations effectuées dans Melon sont automatiquement transmis à Float, la plateforme de gestion des dépenses de votre équipe. Plus besoin de téléverser manuellement les reçus, de transférer des courriels ou de courir après les justificatifs au retour d’un voyage. Le rapprochement des dépenses se fait désormais automatiquement, tant pour les voyageurs que pour les équipes des finances.

Disponible dans: Canada, États-Unis

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Contenu

 

À propos de l’intégration

Dès qu’une réservation est effectuée sur Melon, la plateforme de réservation de Corporate Traveller, les données relatives au reçu et à la facture sont transmises directement dans Float. Les voyageurs n’ont pas à intervenir : tout est pris en charge automatiquement.

Les équipes des finances disposent ainsi d’une documentation complète sur les déplacements en temps quasi réel, sans avoir à attendre trois semaines avant de soumettre les notes de frais. Les codes comptables sont attribués automatiquement et associés à la transaction correspondante dans Float. Au moment où le voyage s’achève, le travail lié aux notes de frais est déjà terminé.

Remarque : seuls les déplacements réservés via Melon — faisant l’objet d’une facture et réglés avec une carte Float — sont intégrés dans ce flux automatisé. Les voyages réservés en dehors de Melon ou réglés directement auprès des prestataires ne sont pas pris en compte automatiquement.

 

À propos de Float

Float est une plateforme de gestion des dépenses conçue au Canada pour les petites et moyennes entreprises. Cartes d’entreprise, suivi des dépenses, paiement des factures et rapports en temps réel : tout est regroupé au même endroit, en tenant compte des méthodes de travail réelles des équipes financières canadiennes. 

Les équipes des finances bénéficient d’une visibilité complète sur les dépenses en temps réel, d’une saisie automatisée des reçus et de données prêtes à l’exportation, directement intégrables à des plateformes comptables telles que QuickBooks, Xero et NetSuite.

La solution est spécifiquement adaptée aux exigences de conformité canadiennes. Conçue en priorité pour le contexte canadien, elle ne nécessite aucune solution de contournement.

 

 

Fonctionnalités clés

  • Transmission automatisée des reçus : Les reçus de voyage et les données de facturation issus des réservations effectuées via Melon sont automatiquement acheminés à Float. Plus besoin de téléchargements manuels ni de transferts par courriel. C’est réglé.
  • Affectation automatique aux comptes comptables : les dépenses sont automatiquement classées dans la catégorie comptable appropriée en fonction du type de réservation, ce qui réduit la saisie manuelle et les erreurs qui en découlent.
  • Rapprochement des transactions :  les justificatifs de voyage sont automatiquement associés à la transaction correspondante effectuée avec une carte Float. Vous obtenez des données organisées et rapprochées, prêtes pour la réconciliation comptable.
  • Visibilité des dépenses en temps réel : suivez l’utilisation de votre budget de voyage au fur et à mesure des dépenses, et non plus seulement à la fin du mois. Les responsables budgétaires et les équipes financières bénéficient ainsi d’une vue d’ensemble en temps réel de chaque dépense liée aux déplacements.
  • Données prêtes à l’exportation : une fois rapprochées et classées, elles sont prêtes pour une vérification et peuvent être exportées directement vers QuickBooks, Xero, NetSuite et d’autres plateformes comptables majeures.
  • Clôture mensuelle accélérée : fini la course aux reçus et la vérification croisée des relevés. L’ensemble de la documentation relative aux voyages est disponible dans Float en temps quasi réel, ce qui permet de réduire le temps de clôture, le faisant passer de plusieurs jours à quelques minutes seulement.

Cas d’utilisation

Voyageurs d’affaires fréquents : Plus besoin de conserver des pièces justificatives sur papier, de prendre des photos ou de transférer des confirmations de réservation. Chaque déplacement réservé via Melon et réglé avec une carte Float est automatiquement enregistré. Les notes de frais sont donc prêtes avant même la fin du voyage.

Efficacité des équipes des finances : Les équipes comptables n’ont plus à subir la course effrénée de la fin de mois. Grâce au rapprochement automatique des reçus et à l’affectation préalable des codes comptables, la réconciliation ne prend que quelques minutes, au lieu de plusieurs jours. De plus, les données sont immédiatement prêtes pour un éventuel audit.

Responsables budgétaires et gestionnaires : Les chefs de service et les responsables de centres de coûts bénéficient d’une visibilité en temps réel sur les dépenses de déplacement de leurs équipes. Cela permet un contrôle proactif des coûts et un suivi du respect de la politique de voyage, sans avoir à attendre les rapports de fin de période.

Mise en route

Bonne nouvelle : aucun nouveau logiciel à installer ni aucune configuration technique ne sont requis de votre côté. Corporate Traveller peut activer l’intégration avec Float; la configuration étant gérée de manière centralisée, les voyageurs n’ont absolument rien à faire.

Une fois l’intégration activée, tous les voyages réservés via Melon et réglés avec une carte Float sont automatiquement intégrés à la plateforme Float : les justificatifs sont associés et codifiés, prêts pour le rapprochement comptable.

Vous souhaitez vous lancer? Contactez dès aujourd’hui  votre responsable de la réussite client.

 

 

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Devenez partenaire

Vous proposez une plateforme technologique ou de gestion des dépenses et souhaitez rejoindre une clientèle de PME de premier plan? La place de marché Melon vous donne un accès direct à des entreprises en pleine croissance, tournées vers l’international. Grâce à un cadre d’intégration éprouvé reposant sur des API et à une approche axée sur le partenariat, vous bénéficiez de connexions fiables et créez de la valeur à long terme, tant pour votre entreprise que pour nos clients communs.

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FAQ sur les intégrations

  • À quoi sert l’intégration avec Float Financial?

    Elle associe automatiquement les réservations effectuées auprès de Corporate Traveller aux transactions réglées avec les cartes d’entreprise Float et transmet les reçus aux notes de frais correspondantes. Le rapprochement des dépenses de voyage s’effectue ainsi sans saisie manuelle.

  • Comment les reçus sont-ils associés aux transactions?

    Lorsque les voyageurs réservent auprès de Corporate Traveller et règlent avec une carte Float, les factures sont automatiquement intégrées à Float, avec les renseignements sur les commerçants, les dates, les montants et les codes du grand livre déjà attribués.

  • Float convient-elle aux équipes francophones et anglophones?

    Oui. La plateforme bilingue de Float répond aux besoins des entreprises francophones et anglophones partout au Canada.

  • L’intégration prend-elle en charge plusieurs devises?

    Oui. Float propose des cartes d’entreprise en dollars canadiens et américains, idéales pour les entreprises canadiennes qui engagent des dépenses de voyage des deux côtés de la frontière.

  • Comment activer cette intégration pour mon entreprise?

    Les administrateurs de Corporate Traveller peuvent demander cette intégration pour les entreprises qui utilisent Float Financial ou prévoient de l’adopter. Communiquez avec votre gestionnaire de compte pour commencer.