Simplification des paiements hôteliers : l’avenir de la réservation des voyages d’affaires
Les paiements hôteliers sont complexes. Les voyageurs utilisent leurs cartes personnelles, les factures disparaissent et les équipes financières recherchent des données qui ne concordent jamais tout à fait. Le manque de visibilité nuit au suivi des dépenses ou à la fermeture des comptes en toute confiance.
Corporate Traveller apporte de la visibilité à ce processus en intégrant les cartes virtuelles Conferma à l’expérience de réservation, offrant ainsi aux entreprises une visibilité et un contrôle total sur leurs dépenses hôtelières. Le système automatise les paiements, lie chaque transaction à la bonne réservation et libère les équipes financières d’une recherche constante de données manquantes.
Pourquoi les paiements hôteliers sont-ils aussi difficiles à gérer?
Les dépenses hôtelières sont l’un des aspects les plus difficiles à contrôler pour les entreprises. Comme les réservations sont faites sur plusieurs canaux et que les paiements sont répartis sur des cartes personnelles et des cartes d’entreprise, les données se fragmentent rapidement.
Les réservations décentralisées créent aussi un manque de visibilité. Les crédits inutilisés ne sont souvent pas déclarés ou sont utilisés de manière incorrecte, et la difficulté d’en faire le suivi est accrue si un voyage est annulé, puis réautorisé. La consolidation avec Corporate Traveller offre une vue d’ensemble de toutes les réservations, de tous les crédits et de toutes les modifications.
L’impact se fait sentir tant sur le plan financier que sur celui des voyageurs : les équipes ont du mal à rapprocher les dépenses et à établir des prévisions précises, tandis que les voyageurs doivent composer avec des dépôts, des retenues sur leurs cartes personnelles et un lent processus de remboursement. Ce sont des éléments qui sont sources de distractions.
La visibilité, l’exactitude et la confiance ont un impact plus important
Les cartes virtuelles ne permettent pas seulement de gagner du temps, elles redonnent également le contrôle à l’équipe financière. Chaque transaction peut faire l’objet d’un suivi, chaque facture est comptabilisée et chaque paiement est lié à un voyageur et à une politique. Ce niveau de visibilité permet :
- De meilleurs rapports : Le service des finances peut voir exactement combien est dépensé et où.
- Moins d’erreurs : La saisie automatisée des données réduit le risque d’entrées inexactes.
- Des fermetures de comptes plus rapides : Le rapprochement de fin de mois ne prend que quelques minutes, et non plus plusieurs heures.
- Des voyageurs plus satisfaits : Fini les frais à payer de sa poche ou les problèmes de carte lors de l’enregistrement.
Pour les organisations dont les processus financiers sont plus complexes, comme les communautés autochtones, les organisations sans but lucratif ou celles qui utilisent plusieurs sources de financement, ce niveau de transparence change la donne. La comptabilité s’en trouve simplifiée, les budgets sont respectés et les politiques sont respectées, sans alourdir les tâches administratives.
L’avenir des paiements des voyages d’affaires
Avec l’automatisation du secteur des voyages d’affaires, les paiements hôteliers numériques prennent les devants. Les cartes virtuelles de Conferma garantissent des paiements sécurisés, efficaces et totalement transparents, tandis que Corporate Traveller apporte une touche humaine et un soutien expert à chaque réservation.
Prêt à simplifier les paiements hôteliers de votre entreprise?
