Comprendre les petits caractères : nos conseils pour établir de meilleurs partenariats hôteliers
Imaginez la situation : votre équipe vient de signer ce qui semble être un excellent contrat hôtelier. Celui-ci prévoit des tarifs préférentiels, des récompenses de fidélisation et même le petit-déjeuner inclus! Mais quelques mois plus tard, des frais inattendus apparaissent, il n’y a pas de chambre disponible pendant vos dates de voyage et vous devez payer pour des réservations non honorées. Ça arrive plus souvent que vous ne le pensez – pas parce que les hôtels cachent des choses, mais parce que les clauses en petits caractères peuvent être difficiles à comprendre.
Pour une entreprise en pleine croissance, ces petits détails peuvent rapidement se traduire par des coûts importants et un casse-tête d’organisation. Il est essentiel de bien comprendre vos contrats hôteliers afin de vous assurer que vous bénéficiez de la flexibilité souhaitée, que vous offrez un soutien adéquat aux voyageurs et que chaque dollar dépensé apporte une valeur ajoutée.
Éléments courants à vérifier dans votre contrat
Conditions contractuelles et exigences
Certains programmes hôteliers prévoient des volumes minimaux de réservation ou des clauses d’annulation qui peuvent limiter la flexibilité. Ces dispositions, courantes dans le secteur, peuvent cependant poser problème aux entreprises dont les besoins en matière de déplacements fluctuent considérablement. C’est un problème que les clients de Corporate Traveller n’ont pas. Nous n’exigeons aucun contrat ni seuil de dépenses à respecter. Vous avez de la flexibilité, peu importe la fluctuation de vos besoins en déplacements.
Tarifs qui varient en fonction de la demande
Il arrive qu’un tarif à première vue fixe varie en fonction de la demande ou de certaines conditions prévues au contrat. Notre équipe vérifie régulièrement et surveille les tarifs hôteliers afin de garantir à nos clients les prix les plus bas offerts et de s’assurer que les tarifs correspondent à leurs attentes.
Peu d’information sur les dépenses des voyageurs
Sans une vue d’ensemble des lieux où séjournent les voyageurs et de leurs dépenses, il est facile de perdre le contrôle. Ne pas avoir toutes les données, c’est passer à côté d’occasions de négocier plus intelligemment et de mieux exercer son devoir de protection. Corporate Traveller centralise les réservations et les rapports afin que vous sachiez toujours qui séjourne où et combien cela coûte.
Valeur ajoutée perdue
Les hôtels proposent souvent d’excellents petits plus, par exemple un petit-déjeuner inclus, des bornes de recharge pour véhicules électriques, des surclassements pour les clients fidèles et des options d’enregistrement flexibles. En l’absence d’un expert pour comparer les programmes, les entreprises se privent parfois de belles occasions. Le Programme hôtelier mondial de Corporate Traveller englobe plus de 56 000 établissements et plus de 2 millions d’options d’hébergement. Il est donc plus facile pour les clients de bénéficier d’avantages et de programmes hôteliers destinés aux PME qui sont adaptés à leurs voyageurs.
Intégrité tarifaire (LRA par rapport à non-LRA)
Les tarifs hôteliers ne correspondent pas tous à « disponibilité jusqu’à la dernière chambre » (LRA), ce qui signifie que votre tarif réduit pourrait ne pas s’appliquer lorsqu’un établissement est presque complet. Les programmes pour PME de Corporate Traveller sont toujours basés sur le principe LRA, qui garantit que le tarif qui vous est proposé est celui que vous obtiendrez, même pendant les périodes de forte affluence.
Les contrats hôteliers peuvent piéger les PME avec des obligations de volume, des structures tarifaires rigides et des prix qui ne suivent pas l’évolution du marché. Corporate Traveller brise le moule en proposant une offre hôtelière dynamique et référencée sans engagement, ce qui vous permet de bénéficier d’une disponibilité supérieure, de modalités flexibles et de tarifs qui restent compétitifs.
— Nicholas Kroplelin, vice-président, Stratégie et partenariats terrestres | FCTG
L’importance des petits caractères
Les clauses compliquées peuvent avoir un impact à la fois sur votre budget et sur l’expérience des voyageurs. Qu’il s’agisse de frais d’annulation ou de dates d’interdiction qui ont une incidence sur des voyages importants, les clauses d’un contrat peuvent faire ou défaire votre programme de voyage. L’idée n’est pas d’éviter les partenariats avec les hôtels, mais de les comprendre et de les gérer de manière stratégique.
Prenons l’exemple d’une grande entreprise canadienne de biotechnologie. Ses équipes réservaient des chambres dans plus de 40 hôtels à Boston et Cambridge, chaque filiale fonctionnant de manière indépendante. Le résultat? Des tarifs incohérents, une supervision limitée et des rapports éparpillés.
Avec l’aide de Corporate Traveller, l’entreprise a consolidé son programme en sélectionnant neuf hôtels, a rationalisé les tarifs et a créé une source unique et fiable de données sur les dépenses. Le résultat : 26 250 $ d’économies en frais d’hôtel (soit une amélioration de 44 % par rapport à l’année précédente), une meilleure conformité, des voyageurs plus satisfaits et une meilleure capacité d’exercer son devoir de protection.
C’est l’optimisation à son meilleur : moins de variables, des données plus claires et un impact mesurable.
Ce que Corporate Traveller fait pour votre programme
CorporateTraveller travaille en étroite collaboration avec des partenaires hôteliers de confiance afin d’offrir flexibilité, transparence et valeur ajoutée à ses clients.
Voici comment nous aidons les entreprises à tirer le meilleur parti de leurs programmes :
Avantage | Ce que vous obtenez |
Aucun contrat requis | Aucune pénalité, aucun minimum, aucun engagement. Vous commencez à économiser immédiatement en toute flexibilité. |
Tarifs surveillés et égalés | Nous vérifions régulièrement les tarifs et nous alignons les nôtres sur les plus bas offerts. |
Économies exclusives et avantages | Accès à plus de 56 000 hôtels partenaires et à des programmes exclusifs pour les PME procurant des économies moyennes de 6,3 %, voire de 21,8 % lorsque le petit-déjeuner est inclus. |
Programmes sur mesure | Consultation individuelle pour élaborer une stratégie hôtelière adaptée aux habitudes de voyage et aux priorités. |
Avantages pour les voyageurs | Accès à des bornes de recharge pour véhicules électriques, à des récompenses pour clients fidèles avec des partenaires tels que World of Hyatt, ALL – Accor, Hilton Honors et bien d’autres ainsi qu’une assistance 24 heures sur 24 tous les jours en cas de changement de programme. |
Paiements simplifiés et sécurisés | Avec les cartes virtuelles Conferma, plus besoin de cartes personnelles. Cela simplifie les tâches de rapprochement et donne aux équipes financières un meilleur contrôle. |
Le résultat : un programme hôtelier efficace et flexible qui s’appuie sur des partenariats solides avec des hôtels qui partagent notre engagement à offrir un service exceptionnel.
Les petits caractères n’ont pas à être une source de stress. Avec Corporate Traveller, vous gagnez un partenaire qui travaille avec vous et avec son réseau hôtelier pour garantir la flexibilité, la transparence et l’efficacité de votre programme de voyages.
Grâce à nos audits tarifaires, à la flexibilité qu’offre l’absence d’obligations contractuelles, à des programmes exclusifs pour les PME et à des partenariats hôteliers mondiaux, nous vous aidons à tirer le meilleur parti de chaque séjour.
