Élaborer une politique proactive de gestion des risques liés aux voyages

Établir un cadre de gestion des risques liés aux voyages 

Concevoir un plan efficace de gestion des risques liés aux voyages, c’est comme construire une maison. On commence par les fondations, on en bâtit la structure, puis on termine par les murs, le toit et tout ce qui se trouve à l’intérieur. (Nous ne sommes pas spécialistes en bâtiment, mais nous sommes à peu près sûrs que c’est la marche à suivre). 

Il est essentiel que vos employés se sentent en sécurité lorsqu’ils·voyagent pour le travail; l’effort en vaut donc la peine. En adoptant une approche proactive de la gestion des risques liés aux voyages, vous pouvez mieux anticiper les éventuelles menaces et faire en sorte que tous les voyageurs se sentent en sécurité à l’étranger. Voici quelques étapes à suivre : 

• Définir les buts et les objectifs de votre politique – Veillez à inclure les risques éventuels liés aux voyages d’affaires, comme les catastrophes naturelles, l’instabilité politique ou les situations d’urgence sanitaire, ainsi que le processus d’évaluation des risques en déplacement et l’élaboration d’un plan d’action pour y remédier.
• Impliquer votre compagnie de gestion de voyages – Une compagnie de gestion de voyages peut fournir de précieux conseils sur la meilleure façon de gérer les différents types de risques pendant les voyages, et vous informer sur le soutien qu’elle peut offrir en cas de crise.
• Définir un plan de communication – Une communication claire est essentielle pour faire connaître votre politique à toutes les parties prenantes : les personnes responsables des autorisations et de la gestion de la sécurité, ainsi que les voyageurs eux-mêmes. Toutes les personnes concernées doivent disposer des renseignements nécessaires pour comprendre leur rôle dans la protection de la sécurité des voyageurs.
• Déterminer les moyens utilisés pour communiquer les mises à jour à votre équipe – Vous pouvez envisager d’organiser des séances de formation régulières pour tenir tout le monde au courant des changements ou des évolutions. 

Tirer parti de l’expertise et des technologies de votre compagnie de gestion de voyages 

Lorsqu’il s’agit de protéger vos voyageurs d’affaires, l’expertise de votre compagnie de gestion de voyages est inestimable. Une compagnie de gestion de voyages compétente sera en mesure de vous fournir des conseils avisés sur la manière de réduire les risques, quelle que soit la destination. Elle peut vous aider à rédiger précisément une politique de voyages qui tienne compte des besoins de votre équipe et de toute considération régionale ou culturelle. 

Votre compagnie de gestion de voyages doit avoir mis en place des plans et des procédures en cas d’événements imprévus comme des catastrophes naturelles ou des agitations civiles; veillez donc à bien comprendre ces mesures et à vous tenir au fait de tout changement. 

Si vous réservez vos voyages vous-même, ou si vous utilisez plusieurs solutions différentes, il pourrait être opportun de regrouper tous vos déplacements dans la même plateforme. Ce faisant, vous éliminez les devinettes quant aux personnes à joindre et à celles qui peuvent vous aider à gérer une situation de crise à l’étranger. 

De plus, le logiciel de gestion des voyages de votre compagnie de gestion de voyages peut être un excellent moyen de mettre votre politique en avant lors des réservations. Chez Corporate Traveller, notre plateforme de gestion de voyages, Melon, est plus qu’un outil de réservation : elle héberge votre politique de voyages afin que votre équipe puisse facilement accéder aux renseignements dont elle a besoin, rester au courant des alertes de voyage, et plus encore. 

En savoir plus sur notre logiciel de gestion des voyages, Melon. 

Faire de vos collaborateurs la priorité de votre politique 

Les politiques efficaces de gestion des risques liés aux voyages placent vos collaborateurs au cœur du processus. Une approche proactive de la gestion des risques liés aux voyages demande d’impliquer les voyageurs dans l’élaboration, l’application et la mise à jour des politiques. Vous devez également mettre à leur disposition des ressources afin qu’ils se sentent mieux informés et plus en sécurité lors de leurs déplacements. 

Pour commencer à impliquer les voyageurs dans le processus, il faut ouvrir le dialogue entre la direction, les RH, votre responsable DEI et les voyageurs. Vous pouvez commencer par des communications régulières comme des réunions de suivi, des sondages ou des séances de formation. 

Mettez en place un système de suivi des données relatives aux programmes de voyage afin que toutes les parties prenantes soient tenues au courant des mises à jour ou des problèmes pouvant survenir au cours d’un déplacement. Il est également très important que l’ensemble de votre équipe soit informée de ses responsabilités dans le cadre de la politique et de la manière dont elle doit réagir en cas de problèmes au cours de ses déplacements. 

Adoptez une approche préventive en offrant des ressources telles que des cartes, les coordonnées des ambassades et des consulats, des conseils médicaux, des recommandations en ce qui concerne les catastrophes naturelles ou les régions à risque, etc. Ainsi, vos collaborateurs auront tous les renseignements à leur disposition avant de partir en voyage. 

Enfin, l’accès à des services de soutien en dehors du domicile, comme des équipes d’assistance en cas d’urgence disponibles en tout temps, peut apporter une certaine tranquillité d’esprit à vos employés. Vérifiez si votre solution de réservation actuelle offre un service d’assistance en dehors des heures de bureau. Vous (comme vos collaborateurs) devez savoir à qui vous adresser en cas de problèmes pendant les déplacements. La visibilité des ressources disponibles et la possibilité d’y accéder rapidement en cas de besoin sont assurément des éléments essentiels de la réussite d’un programme de voyage d’affaires. 

Réviser, modifier et adapter 

Il est important pour les entreprises de se tenir au courant des changements qui peuvent compromettre la sécurité de leurs voyageurs. 

Soumettez régulièrement votre politique à un processus d’évaluation et de mise à jour afin que votre entreprise puisse s’assurer qu’elle est actualisée, complète et qu’elle remplit son rôle de protection de votre personnel en déplacement. 

Lors des examens périodiques, il est important de travailler en étroite collaboration avec votre compagnie de gestion de voyages pour évaluer ce qui fonctionne, ce qui doit être mis à jour et les autres éléments à prendre en compte. Nous recommandons de réviser la politique tous les 3, 6 ou 9 mois. Si cela n’est pas possible dans votre entreprise, il est préférable de procéder à des examens annuels au minimum, en tenant compte de votre croissance, des changements de personnel, etc. 

N’oubliez pas l’importance de recueillir les commentaires des voyageurs et des gestionnaires lorsque vous procédez à des modifications ou à des adaptations. En procédant ainsi, vous donnerez à vos employés l’assurance que leur sécurité est prise au sérieux.