Le pouvoir d’un gestionnaire de voyages attitré aux projets énergétiques
Lorsque vos équipes se rendent en avion dans des camps isolés, sur des plateformes de forage en mer ou dans des villes nordiques sujettes aux intempéries, il est essentiel qu’elles disposent d’un point de contact fiable, quelle que soit l’heure. Les retards ne font pas que perturber les réunions; ils bloquent des projets de plusieurs millions de dollars, perturbent les rotations d’équipes et déclenchent un effet domino de temps morts et d’augmentation des coûts.
C’est là qu’un gestionnaire de voyages attitré fait toute la différence.
Pour les compagnies pétrolières et énergétiques, le fait qu’une seule personne gère les pièces à déplacer sur l’échiquier signifie moins de maux de tête, moins de risques et des opérations plus fluides, peu importe la complexité de l’itinéraire.
Un soutien attitré, pas seulement un agent de réservation
Alors que la plupart des gens pensent que les gestionnaires de voyages se contentent de réserver des vols et des hôtels », affirme Farhana Ahmed, experte de Corporate Traveller dans l’industrie du pétrole et du gaz, « la véritable valeur réside dans notre capacité à anticiper les problèmes avant qu’ils ne se produisent.
Des retards dus au brouillard dans le nord de l’Alberta à l’assemblage de vols commerciaux, d’hélicoptères et de transports terrestres nolisés, les gestionnaires de voyages travaillent dans l’ombre pour que les choses avancent et que les budgets restent intacts. Farhana signale souvent les dépassements de budget avant qu’ils ne deviennent un problème et réoriente les voyages de l’équipage avant les tempêtes.
Logistique complexe? Gérée.
Farhana explique que les déplacements dans le secteur de l’énergie n’ont rien à voir avec ceux des autres secteurs.
« Alors que la plupart des secteurs sont généralement axés sur des centres urbains, des bureaux d’entreprise ou des destinations en contact avec la clientèle, l’industrie du pétrole et de l’énergie implique souvent des déplacements vers des sites isolés ou en mer », explique-t-elle.
Cet isolement, l’imprévisibilité des conditions météorologiques et le défi que représente la coordination de plusieurs modes de transport font qu’il n’y a pas de place pour l’erreur.
Nous contribuons à l’élaboration d’itinéraires à plusieurs étapes combinant des vols commerciaux, des transports nolisés, des hélicoptères et des transports terrestres afin de garantir des liaisons fluides vers des sites éloignés ou en mer », explique Farhana. « Nous gérons également les réservations groupées et les itinéraires récurrents pour les équipes tournantes, afin de garantir la rentabilité et la cohérence.
Ce type d’expertise logistique proactive signifie moins de correspondances manquées, des coûts moindres et moins de temps perdu pour votre entreprise et les membres de votre équipe.
Lorsque les choses vont de travers, nous gardons le cap
Les projets énergétiques ne se limitent pas au 9 à 5, pas plus que les perturbations des transports. Qu’il s’agisse d’un vol manqué ou d’un système de tempête qui perturbe l’ensemble de vos opérations, vous avez besoin d’une assistance immédiate.
Lorsque le président d’une grande coentreprise a manqué un vol important à destination de Calgary, cela aurait pu avoir des conséquences importantes. Son adjointe de direction a plutôt appelé Farhana. En quelques minutes, un nouvel itinéraire complexe a été mis en place avec le premier vol disponible et des retards minimes. Crise évitée.
J’ai immédiatement contacté Farhana, et sa rapidité d’esprit et sa capacité à résoudre les problèmes ont été tout simplement impressionnantes », a déclaré l’adjointe de direction. « Elle a travaillé rapidement pour trouver d’autres vols qui lui ont permis d’arriver à Calgary à temps pour sa réunion, malgré la complexité de la situation… Nous avons tous été soulagés et reconnaissants de la solution sans faille qu’elle nous a apportée.
Un soutien sans limite
Il y a peu de choses de rassurantes lorsque vous êtes confronté à une perturbation, mais le fait d’avoir accès à une personne qui connaît votre équipe, vos itinéraires, vos préférences et vos politiques comme le fond de sa poche, c’est important.
Donc, que se passe-t-il si gérez vous-même la situation ou si vous faites appel à une agence adoptant une approche généraliste?
Certaines des erreurs de voyage les plus coûteuses sont attribuables à une mauvaise planification et à des réservations de dernière minute, en particulier lorsqu’il s’agit d’accéder à des lieux éloignés ou en mer », déclare Farhana. « En l’absence d’un programme de voyage centralisé, les entreprises passent souvent à côté d’économies négociées et se heurtent à des problèmes de conformité à la politique. Des rotations d’équipes inefficaces peuvent entraîner des temps morts, des coûts d’heures supplémentaires et des retards opérationnels. L’absence de plans d’urgence augmente encore les dépenses en cas de perturbations dues aux conditions météorologiques ou à des situations d’urgence. De plus, le recours à des agences qui ne sont pas spécialisées dans les voyages dans l'industrie du pétrole et du gaz peut conduire à des économies non réalisées et à un soutien limité pour les voyages complexes.
C’est pourquoi, chez Corporate Traveller, nous garantissons un service 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, une gestion des itinéraires en temps réel et une connaissance approfondie des voyages dans l’industrie du pétrole et de l’énergie. Votre gestionnaire de voyages attitré ne vous offre pas seulement un coup de main, il constitue une extension de votre équipe – il maintient les opérations sur la bonne voie pendant que vous vous concentrez sur la situation dans son ensemble.
La tranquillité d’esprit. Chaque fois.
Vous pouvez jongler avec dix pièces sur l’échiquier, trois modes de transport et une tempête de neige dans le mélange, et toujours arriver à temps sur le site. Pourquoi? Parce que vous pouvez compter sur une personne qui connaît votre entreprise, votre personnel, vos politiques et vos itinéraires par cœur.
Farhana résume la situation : « Nous connaissons parfaitement la nature des déplacements, les itinéraires et les activités de l’entreprise, ce qui nous permet d’agir rapidement et de réduire les temps d’arrêt.
Vous souhaitez économiser du temps, de l’argent et des maux de tête? C’est la force d’un gestionnaire de voyages attitré.